手間と時間がかかっていた大量のFAX送受信を自動制御し、
大幅な業務の効率化を実現！

1. 毎日大量のFAX送受信があるため、これを自動処理したい。
2. 中国の子会社（香港・シンセン）に仕事を移管するため、送られてきたFAXを一枚一枚スキャナで読み取らなければならない。
3. 大量のFAX 送信（2000枚/1日）があり、送信業務に時間が取られていた。
4. 複合機はメンテナンスやコストがかかる。

手作業では、手間と時間がかかりすぎていた！

受信

ハウスメーカーからの受注は、CADデータがメールで送られてくるだけでなく、手書きで書かれた詳細な指示がFAXで送られてきます。各ハウスメーカーから送られてくるFAXは1度に20枚以上ということが多く、1日のFAX受信総枚数は2000枚以上と毎日大量のFAX が送られてきます。導入前は、そこで発生する一連のやりとりをすべてFAX機を使用して行っていました。毎日大量の依頼がFAX で送られてくるため、あってはならない話であるが、FAX専用回線10回線を用意しても受注業務だけで回線がパンク寸前になっていました。 また、受信したFAXを各担当者に手渡しで配るため、迅速に作業を行うことができませんでした。CADの入力業務は中国の子会社に移管しています。しかし、電話回線品質と通信コストの問題で中国にはFAXが送れず、ハウスメーカーから送られてきたFAX を一枚一枚スキャナで読み取り、イメージデータ（TIFF）として業務引継ぎを行っていました。そのため、非常に手間と時間がかかっていました。

送信

中国の子会社から送られてくる設計図を各ハウスメーカーと施工業者へ送ります。一度プリントアウトしてからFAX機でFAX送信するため、自席とプリンタ・FAX機の間を走りまわっていました。 また、一件あたり20枚と大量のFAXを送るため、送信業務だけで時間がかかっていました。そこでこれらの問題を解決するため、社内システムを担当している石川様が複合機の増設なども検討しましたが、安価で多回線を制御でき、ナンバーディスプレイに対応した「まいと～く FAX Server / モデム内蔵版」の導入に至ったとのことです。

大量のFAXを自動制御し、作業時間を大幅に短縮！

まいと～く FAX Server／モデム内蔵8回線版（×2）＋モデム内蔵4回線版＋追加クライアント（50ユーザーパック）を導入。

発信者番号（ナンバーディスプレイ）を読み取ることができる「まいと～く FAX Server／モデム内蔵版」の導入は、業務効率を大幅に向上させました。1台のパソコンをFAXサーバーとし、各担当者にはまいと～く FAX クライアントを50台にインストールして効率良く業務を行っています。

受信

FAXサーバーを導入して間もないということもあり、FAXを受信した際に自動的にプリントアウト（FAX専用機で受信するよりも大幅に時間とトナー代を削減できる）するとともに、各担当者には受信したFAXをナンバーディスプレイの振り分け機能により、ハウスメーカーごとに自動配送することができ、大幅な業務の効率化を図ることができました。 また、送られてきたFAXを中国の子会社に依頼するときには、「まいと～く FAX Server」の受信FAXイメージをメールの添付ファイルとして送信する機能※を使用することにより、受信FAXを自動的に中国の子会社にメール転送することができました。そのため、送られてきたFAXを一件一件スキャナで読み取る作業もなくなり、作業時間が大幅に短縮されました。

※留守番FAX機能（メール転送）

送信

中国の子会社から送られてくるCADデータをパソコン上のアプリケーションから直接FAX送信できるため、担当者は自席で作業を終了させることができ、今までのようにプリントアウトしてFAX機の前まで行くという手間が省け、作業時間が大幅に短縮されました。その上、ログが残ることで送信ミスが解消され、またプリントアウトせずにFAXを送ることができるのでペーパーレスも実現することができました。これらの相乗効果として、作業時間は大幅に短縮され、業務全体の効率がアップしたとのことです。