株式会社トラフィックシステムズ様はトヨタレンタリース100％出資の子会社で、主にトヨタレンタリース全国約1,000店舗を相手にトヨタレンタカー店舗間の陸送（回送）業務を行っている企業です。レンタカー店舗から注文を受け、それに対して伝票を発行するというやり取りには、FAX機が使用されており、1日のFAX送信総枚数は500枚を越えることもあります。
今回は、運行管理部 部長の深作様、係長の浦野様にお話を伺いました。
株式会社トラフィックシステムズ
運行管理部 部長 深作様（写真左）と係長 浦野様
- 受発注伝票のやりとりの大半がFAXであるため、FAXは業務の中で重要な役割を占めていた。
- 大量のFAX送信（約500件/1日）があり、送信業務に時間が取られていた。
- 大量のFAX送信があるため、送ったかどうか分からなくなってしまうことがあった。
大量のFAX送信があるため、ミスが発生！
受注伝票を送る業務は、レンタカー店舗によっては1度に数十枚以上という場合もあり、1日のFAX送信総枚数は500枚を越えることもあります。伝票送信にはFAX機をフルに使い、レンタカー店舗ごとに一件一件FAX送信するため、自席とプリンタ・FAX機の間を走りまわっていました。大量の書類を各店舗へ送るため、なかには送ったかどうか分からなくなってしまったりと、FAX機ではログ（通信履歴）も確認できずに初歩的なミスが発生することもありました。
また、トナー切れに気付かずに受注伝票のFAXを受信してしまったこともあり、その日一日は仕事にならず、大変な思いをしたこともありました。そこでこのようなFAX業務の効率化を図るために、日頃から業務システムの構築でお付き合いのある国際コンピュータ様に相談したところ、受注から売上までを管理する「陸送システム」との連携が可能である「まいと～く FAX Server」を紹介されたのがきっかけで導入に至ったという。
陸送システムとの連携により、送信時間が大幅に短縮！
容易に既存の業務システムとの連携を可能とする「まいと～く FAX Server」の導入は、FAX送信作業を大幅に向上させました。1台のパソコンをFAXサーバーとし、まいと～く FAXとAPI連携された陸送システムからダイレクトにFAX送信できるため、担当者はプリントアウトしてFAX機の前まで行くという手間が省け、作業時間が大幅に短縮されました。その上、一連の作業をパソコン上からでき、プリントアウトせずにFAXを送ることができるのでペーパーレスも実現することができました。
また、以前は大量のFAXを送るため、送ったか送ってないかが分からなくなっていましたが、「まいと～く FAX Server」でログ（通信履歴）を一元管理でき、パソコン上から確認できるためそのようなミスもなくなり、業務全体の効率化が図れたとのことです。
FAXシステムをより効率的に使用するために、これからの抱負
今後はまず申込書（フォーマット）を統一して、まだ活用が進んでいない受信部分についても検討し、一連の業務をパソコン上から行う予定。主に受信した申込書をまいと～くのAPI連携を利用して、OCRソフトと自動連携することでFAX内容を取り込み、陸送システム（業務システム）から受注伝票をパソコン上からFAX送信するシステムを構築し、さらなる業務の効率化・コスト削減を図りたいという。
