《株式会社グランサクシード様》
OSのアップデートを機に社内のDXを加速。勤怠管理システム「KING OF TIME」との連携で適切な時間外労働の申請を実現
株式会社グランサクシード様は、グループで全国7拠点に司法書士法人・行政書士法人・一般社団法人など複数のオフィスを構え、各拠点のシステム・ネットワーク環境の管理を一手に引き受けています。他にも、ICT戦略に伴うコンサルティング業務、認証システムや契約システムの開発、企業のITシステム開発や、Webマーケティング支援の他、クロステックによる法務業務の改革支援を展開されています。
今回は、代表取締役の山口様、ICT戦略事業本部の若松様、伊東様、大場様に「MaLion」導入までの経緯や決め手について伺いました。
業務の円滑化を目指しクラウドへ移行
課題は「情報資産の確実な保護」
まずは、情報漏洩対策ツールの導入をご検討されたきっかけについて教えてください。
山口様：ここ数年、各企業が急速にデジタル化を進めています。弊社でも、業務の円滑化やコスト削減を目指し、DXを加速させたいと考えていました。そのような中、社内PCを、Windows 7から10へアップデートするタイミングに合わせて、社内のシステムをクラウドへ移行することに決定しました。
若松様：クラウド化を進めた場合、社内の情報資産に容易にアクセスができる環境になるため、それらの保護をどうするかが課題でした。もともと、Pマークを取得するなど、クライアント様の個人情報をはじめとした情報資産を守るための取り組みは会社全体で行っていました。
社内で検討を重ね、クラウドの利便性を損なわずに情報資産を保護するため、情報漏洩対策ツールを導入することになりました。
「MaLion」以外に導入を検討されたツールはありましたか。
山口様：情報漏洩対策ツールについても、クラウドベースであることが大前提でした。その中で、以下の基準もすべて満たすソフトが「MaLionCloud」でした。
- 導入の決め手
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USBメモリなどの外部媒体の接続を、従業員ごとに管理できる点
情報漏洩対策のために、過去に利用していたオンプレ版の製品は、従業員ごとにアクセス設定をすることができず、使い勝手が悪いと感じていました。
「MaLion」は会社全体、部門、個人などの単位で、ポリシーを適用できる点が運用に適していると判断しました。 -
PC操作ログの収集とリアルタイムの監視が可能な点
内部統制と情報漏洩対策のためにPC操作ログの収集機能は必須と考えていました。
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クラウド勤怠管理システム「KING OF TIME」と連携ができる点
働き方改革関連法の遵守のため、時間外労働や休日出勤も今まで以上にしっかりと管理する必要性がありました。「KING OF TIME」と連携できることも導入のきっかけになりました。「KING OF TIME」は約3年利用していて、使い勝手も良かったので、両ソフトを連携して労務管理ができるという部分にメリットを感じました。
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105台のPCを5人で管理
工数および管理者の負担削減
導入状況について教えてください。
大場様：各拠点にあるWindowsのPC105台すべてに「MaLion」を導入し、5名で管理しています。
若松様：以前は、ログ収集やアクセス管理のために、PC1台ずつに個別で設定を行うなど、時間や人的コストが過分にかかっていました。
「MaLion」導入後は、PCの設定変更などを、管理コンソール画面を使って、セキュリティレベルに合わせて行っています。一括で設定できるようになったため、作業負担が大幅に軽減しています。
- 株式会社グランサクシード様 システム概要図
アラート機能を活用し、許可のない残業をゼロに
ルールを厳守することで従業員のITリテラシー意識を向上
「MaLion」の活用状況はいかがでしょうか。
若松様：「MaLion」は、以前利用していたツールよりも管理画面が見やすく、直感的に操作できると感じています。働き方改革関連の効果としては、申請のない残業をなくすことができました。もともと、業務時間外のPC使用に関しては、上長への許可制でしたが、完璧に管理しきれない部分もありました。
大場様：業務時間外に、許可なく業務用のPCで作業をすることは、情報漏洩につながるリスクがあります。
「MaLion」の機能を使って以下のようにアラートを出すことで、許可のない残業をなくすことができました。
- 終業時間15分前に「残業する場合は申請が必要です」と各従業員のPCモニターに表示
- 終業時間10分前に「定刻にPCが自動的にシャットダウンします」と各従業員のPCモニターに表示
- 終業時間にPCが自動的にシャットダウン
大場様：ほかには「MaLion」の勤怠管理レポートで従業員のPC使用状況を定期的に確認しています。「KING OF TIME」の出退勤打刻データと、実際にPCからログオン・オフしたタイミングに差異がないかを比較するなど、データを照らし合わせることで従業員の勤怠を今までよりも確実に把握できています。
伊東様：情報漏洩対策については、導入の決め手でもありましたが、アクセス管理およびデバイス管理の運用ポリシーを「会社全体」「部門別」「個別」に分けて適用しています。例えば、USBメモリの接続は会社全体で一律禁止し、限られた部署の特定業務担当者のみ許可しています。ルール化するだけでなく、接続しても使用できない状態にすることで、ルール厳守ができると共に従業員のITリテラシー意識の向上にもつながっていると感じます。
山口様：「MaLion」を導入したことで、社内ルールを従業員自身が意識し厳守できる環境になりました。会社としても、情報漏洩対策と労働基準法の遵守が実現したと考えています。過度の残業で従業員が健康を損なうリスクが低減したことも良い効果ですね。
その他、「MaLion」に関する今後の活用方針についてお聞かせください。
大場様：PCの管理が実現したので、次の課題としてモバイル端末（iPhone）にも目を行き届かせるため、MDMサービスの導入を検討しています。今後の「MaLion」に期待することとしては、外出先などでも端末利用状況を確認できるよう、モバイル端末で管理コンソール閲覧や操作ができるようになることです。各拠点のPCの一元管理を行える「MaLion」は、今後も弊社において重要なツールだと考えています。
