操作ログはなぜ重要？　管理の必要性やメリット・デメリットを解説

情報漏洩対策になる

操作ログを随時取得し、適切に管理することで、不正なアクセスや操作に対して「いつ」「どこから」「何に」アクセスされたのかが即座にわかります。これによって、被害を最小限にとどめ、有効な対策の立案に役立てることが可能です。

今や、ほとんどの企業が業務でパソコンを使い、インターネットを介してデータのやりとりをしています。このような状況の中で、外部からのサイバー攻撃のリスクは企業規模を問わず高まっています。情報資産を守るために、操作ログ管理を含めた複数の対策が必要になっているのが現状です。

内部不正への対策になる

操作ログを取得・管理することは、内部不正による情報漏洩への対策にも効果的です。
内部不正があった際、操作ログを確認すれば、誰が、いつ、どのファイルにアクセスしたのかがすぐにわかるため、スピーディーな原因究明につながるでしょう。同時に、操作ログを管理していることを従業員に周知することで、内部不正を未然に防ぐ効果も期待できます。

労務管理に役立つ

操作ログの管理は、従業員の勤務状況の実態把握にも役立ちます。テレワークでは、プライベートと仕事の境目が曖昧になりがちです。つい、いつまでも仕事を続けてしまっている従業員がいるかもしれません。しかし、長時間労働は生産性低下の原因になりますし、従業員の健康にも良くありません。労働基準法の遵守という観点からも問題があります。
操作ログ管理を行えば、従業員がいつシステムやファイルにアクセスしているのかを確認できるため、隠れ残業や持ち帰り残業を防ぐことが可能です。当然、上司が不正にサービス残業をさせることもできなくなります。

情報漏洩の原因の早期特定

操作ログ管理システムでは、各機器の操作ログを一元管理します。情報漏洩が発覚した際、該当のファイルに、いつ、誰がアクセスしたのかをすぐに確認できるため、原因の早期特定が可能です。
情報漏洩の原因を早期に特定することは、犯人をすばやく見つけられるだけでなく、該当のシステムやデータに関係する従業員を疑惑から守ることにもつながります。

情報漏洩の予兆を知ることも可能

機密情報へ不正アクセスをする際、データを盗んだり破壊したりする前に、まずは試験的にアクセスしようとする傾向が見られます。また、アクセスしようとして失敗し、エラーを繰り返すこともあるでしょう。
操作ログ管理システムを導入すると、こうした不審な動きにも気付きやすくなります。察知した時点でアクセスを遮断するといった対策をとれれば、情報漏洩を未然に防げます。

内部監査が必要な企業では、報告用の資料作成が簡単に

上場企業やそのグループ会社では、日本版SOX法（J-SOX／金融商品取引法の一部を指す俗称）に対応する必要があります。内部統制の強化が求められる中で、適切なログ管理や報告レポートの作成は必須です。
こうしたレポートの作成には、操作ログ管理システムの活用が便利です。パソコンの稼働状況やアラートが多く出ている端末のリスト化、特定ファイルへのアクセス状況の一覧出力やグラフ作成などが可能なので、簡単に報告レポートを作れます。

ログイン・ログオフログ

システムにログイン・ログオフした履歴を記録・管理できます。パソコンの稼働状況や社内システムへのアクセス状況がわかるため、テレワーク中でも、いつ、誰が業務を行っているのか、すぐに確認することが可能です。
勤務中の従業員のパソコンがログインされていなければ、何らかのトラブルが発生している可能性があります。反対に、深夜になってもログイン状態が続く場合、労務管理が適切に行われていないのかもしれません。ログイン・ログオフのログは、こうした問題の把握に役立ちます。

ファイル操作ログ

ファイル操作ログとは、誰が、どのファイルを、どのように操作したかの記録です。不審な閲覧履歴や編集履歴などの有無が確認でき、万一ファイルに問題が発生した場合、直前にどのような操作が行われたのかをチェックすることで原因を特定しやすくなります。
そのほか、名称の変更や移動、コピーなどについても記録を残せます。ファイルを不正にコピーして持ち出そうとしてもログが残るため、抑止力にもなるでしょう。

Webアクセスログ

Webアクセスログとは、Webサイトの閲覧履歴や書き込み履歴などのことです。Webサイトにアップロードしたファイルやダウンロードしたファイル、メールで送信したファイルなどの履歴も記録されます。不審なデータのやりとりがあった場合もログに残るため、内部不正の防止に役立ちます。

USBメモリなどの記録メディアに関するログ

操作ログ管理システムでは、USBメモリのような外部の記録メディアに情報を書き込んだ履歴や、メディアからファイルを読み込んだ履歴なども記録・管理できます。外部の記録メディアが接続された事実そのものも記録できるので、許可されていない外部メディアの利用がないかをチェックすることも可能です。

印刷ログ

印刷ログは、データを印刷した際に残るログです。いつ、どのファイルが、何枚印刷されたのかを詳細に記録・管理するため、紙による情報漏洩が起こった際の原因特定に役立ちます。

私物のデバイスなどを使用させない

従業員の私物のスマートフォンやパソコンを業務に使用している場合、そのプライベート端末からは操作ログを取得することができません。プライベートな端末の操作履歴は、従業員のプライバシーに関わるからです。業務で利用しているとしても、プライベート用端末に操作ログ管理システムをインストールするわけにはいきません。

テレワークの際、プライベート端末を業務に使用させている企業はログを取得できず、適切な管理ができないおそれがあります。社内のシステムにアクセスできる端末は、適切なセキュリティとログ管理を行える会社支給のデバイスに限定すべきでしょう。

目的に合った機能・製品を慎重に選ぶ必要がある

操作ログ管理システムの導入は、内部不正の抑止力になります。ただし、管理システムだけに頼るのはお勧めできません。
例えば、経営陣向けの機密情報が保存されたファイルに、全従業員がアクセスできるとしたらどうなるでしょうか。たとえログが残ったとしても、「見てみたい」と思う従業員もいるかもしれません。また、それを外部に漏らして報酬を得ようとする人物が出てくる可能性もあります。

機密情報にアクセスできる人物があらかじめ限定されていれば、このような問題は起こりません。社内ネットワークやシステムに対する権限設定をしっかり行い、不正が起こりにくい環境を整えましょう。
操作ログ管理システムだけでなく複数の対策を併用することで、強固なセキュリティ体制が作れます。

システム導入の前に監視体制・ルールを構築する

操作ログ管理システムを導入する際は、あらかじめどのような体制にするのかをしっかり定めておくことが必要です。場当たり的に管理を始めてしまうと、実態にそぐわなかったり、正しく運用されなかったりするおそれがあります。誰が管理者となり、どのように管理を行うのか、管理範囲はどこまでなのかを厳密に線引きしておかなければなりません。

加えて、管理者自身の不正を防ぐ対策も必要です。管理者が自分の権限を悪用したり、部下に管理者IDを貸与して仕事をさせたりする可能性もあります。ルールを策定し、周知すると共に、不正が行われていないかを監視する仕組みも作らなければなりません。