テレワーク監視は必要？ メリット・デメリットや監視方法を解説
働き方改革の一環として提唱され、コロナ禍で一気に普及したテレワーク。住んでいる場所や勤務可能な時間に縛られることなく、優秀な人材を採用できるようになり、BCP（事業継続計画）対策としても有用であることから、働き方の選択肢の1つとして定着した企業も多いのではないでしょうか。
一方、管理者の立場からすると、部下の様子が見えないため勤怠管理しにくく、評価が難しいといった声もあるようです。帰属意識の希薄化によるチーム力の低下も課題といえます。
本記事では、テレワークを監視する必要性とメリット・デメリット、監視する場合に有効な方法について解説します。
テレワーク監視の必要性
オフィスに出勤して働く場合、勤怠の状況はもちろん、仕事の進み具合を確認することは容易です。頻繁に席を外して休憩している、業務に関係ないWebサイトを見ていて進捗が遅れている、といったことがあれば、管理者はその場で注意して改善を促すことができます。
また、声をかけてよいタイミングを見極めやすく、雑談ベースの気軽な会話も生まれやすいでしょう。
しかし、テレワークではオフィスの外で仕事をしているため、直接的には管理者の目が届きません。リアルな様子が見えないと声をかけにくく、コミュニケーションも対面に比べると即時性に劣ります。
このような状況から、テレワーク監視が注目されるようになりました。
「監視」といっても、従業員を見張って自由を奪うことが目的ではありません。テレワーク監視の目的は、テレワークで働く従業員の出勤、退勤、労働実態などを適切に把握して業務管理することにより、生産性の維持、情報セキュリティの強化などにつなげることにあります。
テレワーク監視によって、長時間労働の兆候を見つけて改善を促したり、コミュニケーションを活性化させてチームワークを向上させたりすることも期待できます。
テレワークを監視するメリット
テレワーク監視には、企業にも従業員にもメリットがあります。ここでは、テレワークを監視するメリットについて具体的に紹介します。
生産性の向上
テレワーク監視を導入することで、生産性の向上につながることが考えられます。他人の視線がないテレワークは、気がゆるみがちになって集中力が続かず、業務の進捗が遅れることもあるかもしれません。テレワークを監視することで、オフィスに近い環境を作り出すことができるため、適度な緊張感を維持して仕事に臨めるようになり、生産性向上につながるでしょう。
モチベーション管理
テレワーク監視によって、管理者やチームメンバーと勤務時間や業務内容を共有することで、オフィスにいるときに近い、切磋琢磨する雰囲気が生まれ、モチベーションを維持することができます。
一人で仕事をしていると、互いのパフォーマンスをたたえ合い、高め合う同僚の存在が感じにくくなり、組織に所属して働く醍醐味が薄れます。成果は見えてもプロセスが見えにくく、努力や工夫を評価されにくいため、やりがいを失う人もいるかもしれません。テレワーク監視によって、テレワーク環境でもチームの存在を感じられ、孤独感を薄めて、帰属意識を醸成する効果も期待できるでしょう。
業務の進捗管理
テレワーク監視によって、管理者はリアルタイムでチームメンバーの業務の進捗状況を可視化でき、状況に応じた業務の割り振りがスムーズにできるようになります。勤怠を把握しにくいことや、業務の進捗がわかりづらいことは、テレワークにおける最大の課題です。しかし、テレワーク監視によってボトルネックも早期に発見できるため、遅延が発生しそうであれば担当を替える、サポートメンバーを追加するなどの対処もスムーズです。
情報漏洩などセキュリティリスクの軽減
社内ネットワークやWebサイトへのアクセス、デバイスの使用状況などを監視・制御することで、重大なインシデントにつながるセキュリティリスクの軽減を図れます。
オフィスを離れて仕事をするテレワークには、常にセキュリティリスクが伴います。仕事とは無関係のWebサイトを閲覧してマルウェアに感染したり、公衆Wi-Fiへの安易な接続で情報を漏洩したりすれば、企業経営を脅かす事態につながりかねません。
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長時間労働の防止
テレワーク監視によって、長時間労働を防止できるメリットもあります。オンとオフの境目が曖昧になりがちなテレワークでは、プライベートな時間をいつの間にか仕事が侵食して、長時間労働になる傾向があります。隠れ残業や過重労働の実態が見えにくいテレワーク環境で、従業員の心身に過度な負担をかけないためにも、パソコンのログイン時間の記録や操作ログから使用状況を把握するなど、テレワーク監視による客観的な勤怠管理の仕組みが必要です。
テレワークを監視するデメリット・注意点
テレワーク監視は適切に行えば大きな意味がありますが、行きすぎると逆効果になりがちです。ここでは、テレワーク監視のデメリットと注意点を紹介します。
過剰な監視によるモチベーション低下
テレワークを徹底的に監視しようと思えば、1分1秒単位で離席時間を表示したり、パソコンのカメラを通じて常に動向を確認したりすることも可能です。しかし、こうした徹底的な監視は、オフィス勤務でもある程度は許容されてきた自由を完全に奪います。
従業員は、監視によるプレッシャーやストレスで心身のバランスを崩しかねません。また、企業が自分を信用していないのではないかという不信感から、企業への帰属意識やモチベーションが低下するおそれもあります。
監視することが目的になってしまう
テレワークを監視する場合、それ自体が目的にならないよう注意する必要があります。テレワーク監視の目的が生産性向上や業務の適切な管理などではなく「監視すること」にすり替わると、管理者は監視の業務に時間をとられ、チーム全体の生産性が低下するおそれがあります。
従業員のプライバシー保護の問題
企業や管理者がテレワークをする従業員の状況を確認することは、業務上必要な範囲であればプライバシーの侵害にあたりません。ただし、目的や手段が業務を逸脱している場合や、監視が業務以外に及んだ場合はプライバシー侵害にあたり、そのような判決が出た裁判事例（東京地裁平成13年12月3日判決）もあります。あくまでも社会通念上、問題のない範囲で行うことが大切です。
テレワークを監視する方法
従業員にストレスを与えるほどの過度な監視でなければ、テレワークの監視にはメリットが多数あります。ここでは、テレワーク監視にお勧めの方法を紹介します。
勤怠管理システムによる打刻管理
勤怠管理システムを使ってオンライン上で出退勤時間を記録することで、テレワークでも適切な労務管理を実施できます。ただし、自己申告のため、実態と乖離している可能性を踏まえて、成果物や進捗などを確認する必要があります。
ログ管理による労働時間の把握
ログ管理ツールを使えば、監視対象のパソコンのログから、従業員の動向と労働時間を把握できます。また、終業時刻が近づいたら警告を発したり、深夜の時間帯は強制的にシャットダウンしたりすることで長時間労働を防ぐことも可能です。
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Webアクセス監視
Webアクセス監視の機能がある管理ツールを使うと、セキュリティポリシーに反するWebサイトへのアクセスを制限し、業務に無関係なWebサイトを閲覧することによる業務効率の低下を防ぐことができます。ツールによっては、特定のURLを含むWebサイトへのアクセスを制限することもでき、マルウェア対策にも有効です。
アプリケーションの起動監視
管理ツールによって業務で使用する各種アプリケーションを監視し、稼働情報を収集します。業務上使用するはずのアプリケーションが起動されていない、起動回数が少なすぎるといった場合は作業から離れている可能性があるため、勤務態度を指導する目安になります。
タスク管理ツールによる業務状況の管理
チームに属する一人ひとり、およびプロジェクト全体のタスクや作業状況を一元的に管理できるタスク管理ツールを利用し、進捗を管理します。チームの状況が見えることで、個々のモチベーションが高まり、生産性を維持できるでしょう。
チャットツール導入によるコミュニケーション
テレワーク環境で生まれにくい気軽なコミュニケーションの促進には、チャットツールの導入が有効です。チーム内での業務時間や業務内容が共有しやすくなって作業効率が上がるほか、気軽な雑談・相談がしやすくなることで、コミュニケーション不足の解消も期待できます。
適切な監視ツールでテレワークの安全性とモチベーションを高めよう
テレワーク監視は、過度でなければ業務の質やチームワークを高める効果があります。管理ツールをうまく活用して、自社に合った効果的な管理を行いましょう。
インターコムの「MaLion」シリーズには、OSのログオン監視機能が搭載されており、終業時間を超えて労働しようとする従業員に警告を表示することもできます。また、様々な勤怠管理システムとの連携も可能で、テレワーク中の従業員でも、勤怠管理システムの打刻データと「MaLion」で収集したパソコン稼働ログにより、正確に労働時間を管理することが可能です。
テレワーク監視に管理ツールの導入をお考えなら、「MaLion」シリーズをご検討ください。
