全国約40事業所のFAXサーバーを1か所に集約
拠点増加時の導入コストと日々の運用コストを削減

今回取材に応じていただいた橋本直樹様（左）と橋本和也様

利用拠点の拡大に伴い費用も拡大、FAXシステムの刷新を検討

プロテリアル様では、製品の原材料から事務用品に至るまで、会社で必要なものは調達システムを使って発注しています。約6,000社の取引先に対しては、FAXで見積依頼書や注文書を毎日送信しています。

「以前は、全国の事業所（当時38拠点）それぞれにFAX送信用パソコンを設置して、FAX送信を行っていました。事業規模の拡大と共に、FAXを利用する拠点が増えると、拠点ごとにFAX環境を整備する必要があります。当然、導入コストも拡大していきました」（橋本直樹様）

「パソコンの更新や調達システムのバージョンアップなどの際にも、拠点ごとに対応していました。とにかく費用も工数もたくさんかかっていたので、これはまずいということで、FAXシステムの見直しを始めました」（橋本和也様）

システム集約化での障害時リスクに対応する冗長化機能を高評価

プロテリアル様では、以前よりインターコムの「まいと～く FAX」シリーズを各事業所でご利用いただいていました。しかしながら、今回の刷新では、他社のFAXサーバーや複数のクラウドサービスと「まいと～く Center」を比較検討されることになりました。

「『まいと～く Center』が一番優れていた」と教えてくださる橋本直樹様

「最近の時流もあり、今回はクラウドサービスも検討しました。結果的に、当社の運用に当てはめた場合、初期導入コストも、通信費を含む月々のランニングコストも『まいと～く Center』が他社と比較して一番優れていました。『まいと～く Center』がひかり電話をサポートしていたことで、通信費を抑えられたことが大きいです」（橋本直樹様）

「今までは、何かエラーがあると、各拠点のFAX送信用パソコンをわざわざ見に行っていました。『まいと～く Center』のWebクライアントでは、みんなが自分の席でエラーをチェックできるのが、とても良いと思っていました」（橋本和也様）

「以前は障害が発生しても拠点ごとの問題で済みましたが、システムを集約すると、どうしても障害時の被害も集約され、大きくなってしまいます。エラー通知メールや冗長化オプションなど障害の検知や対応が優れている『まいと～く Center』は安心して導入できるシステムだと感じました」（橋本直樹様）

「将来的にはリスクヘッジのために通信ハードウェアを別セグメントに分けることを検討しています。『まいと～く Center』であれば実現可能だったため、採用の後押しとなりました」（橋本和也様）

システム構成イメージ

コスト削減に加えて、業務の手助けとなる豊富な機能で運用面も良好

プロテリアル様では、調達システムと「まいと～く Center」をWeb APIで連携して、1日約3,000枚の帳票類をFAX送信されています。買掛金計上明細表は、月次でまとめて送るので、業務時間外に予約設定して送信されています。

「一時的に集中するFAX送信処理を時間指定できるので、通常業務に影響がないように活用しています。また、急ぎの注文書など、至急FAX送信したい場合も、優先順位を上げて送信できるので非常に便利です」（橋本直樹様）

「FAX送信エラーがメールで通知されるので、受動的に把握できており安心です。再送信も自席のパソコンから簡単にできるようになりました。また、調査のため送信履歴を検索する場合に、条件の絞り込み機能が充実していることが気に入っています」（橋本和也様）

「大きなコスト削減もできました。新たに拠点を増やす場合でも、Webクライアントを追加するだけで済みます。また集約したことによって、システム更新やトラブル対応も、『まいと～く Center』1台だけを見ればよくなり、色々と工数を削減できています」（橋本直樹様）

「送信履歴の検索がしやすいです」と教えてくださる橋本和也様

調達部門だけでなく、生産管理や販売管理におけるFAX業務も集約へ

今後の展開についてお聞きしました。

「『まいと～く Center』を導入して、FAXシステムの基盤が完成しました。生産管理システムや販売管理システムへの展開を検討しています」（橋本和也様）

最後にご要望を伺いました。

「FAX機の相性によって、送信速度を調節することがあります。将来的には、相手先を判別して自動的に設定が切り替わるといいですね」（橋本直樹様）

（取材日：2018年4月25日）