ダイワボウ情報システム株式会社様（以下：DIS様）はIT関連商品を取り扱う国内最大級のディストリビューターです。“顧客第一主義、地域密着”を基本方針として、国内外約1,300社に及ぶメーカー・サプライヤーから仕入れたIT関連商品を、国内約19,000社の販売パートナーを通じて全国各地のエンドユーザーへ届けています。
今回は、中之島営業フロア10拠点でFAX業務の効率化やペーパーレス化のためにご導入いただいた「まいと～く Cloud」について西日本営業本部 西日本営業統括グループ エキスパート 安江 嘉孝様、西日本営業本部 西日本営業統括グループ エキスパート 小笠 岳広様、中央大阪営業部 中央大阪 第4支店 係長 高田 治彦様にお話を伺いました。
西日本営業本部 小笠様（左）、中央大阪営業部 高田様
テレワーク導入で、出社している人のFAX処理が負担に。
導入前に課題に感じていたことを教えていただけますか。
当社ではメーカーやサプライヤーから仕入れたIT関連商品を販売パートナーを通じてエンドユーザーに届けています。営業部門ではメールやFAXで商品の見積りや納期回答、新しい商品の案内などをやり取りしています。その手段としては大半がメールですが、一部の取引先やお客様とは複合機を使用したFAXです。支店によってばらつきがありますが、多い支店では毎月300件のFAXを受信しています。メールのやり取りであれば複数人で同時チェックできるので、理想はメールに統一したいです。しかし、企業文化や組織体制でFAXの利用が根付いている取引先やお客様が一定数いらっしゃいます。その方々の利便性を考慮してFAX窓口を用意していました。（小笠様）
導入検討のきっかけは何でしたか？
もともと当社では働き方改革を進めていました。そのなかにフリーアドレスの導入という命題があり、約3年前にテスト的にフロアの一部で導入を始めていました。段階的にその対象を広げていく予定だったのですが、その翌年にコロナ禍となったため一気に予定を前倒しで進めることになりました。緊急事態宣言中は出社や対面の商談が困難な状況になりましたが、取引先やお客様の対応は止められません。テレワーク（在宅勤務）の導入のため、機器やネットワーク環境、ガイドラインなどを急ピッチで整備しました。ただ、FAXはどうしても直接複合機まで行って紙を処理しなければなりません。そのため、シフトで出社している人が対応していました。このようなFAX処理の手間解消のために、どのような代替案があるか考えていたときにタイミングよくインターコムの営業担当から紹介されたのがクラウドFAXサービスの「まいと～く Cloud」です。当社では「iKAZUCHI」というサブスクリプションポータルサイトを運営しています※。こちらで「まいと～く Cloud」を取り扱ってたということもあり、導入の検討を開始しました。（小笠様）
「手頃な価格」「クラウドサービス」で利用できる点が良いと感じました。
ご評価いただいたポイントは何でしたか？
サービス導入にあたって複数商品と比較検討しました。その際、「まいと～く Cloud」の手頃な価格と複合機メーカーに依存せずに使える点が良いと感じました。（小笠様）
①手頃な価格
複合機のリース料などランニングコストと比較して「まいと～く Cloud」ならコスト削減につながります。社内で稟議にかけやすかったです。（小笠様）
②複合機に依存しないFAXサービス
当社では複数メーカーの複合機を使用しています。「まいと～く Cloud」は複合機に依存せず、1つのサービスでFAXを管理できます。この点も大きなメリットでした。（小笠様）
「まいと～く」シリーズにはオンプレミス版もありますが、そちらは検討に上がりましたか？
働き方改革の推進でフロアを一新して、原則的にサーバーを置かないということでクラウドサービスで検討していました。（小笠様）
また、日々のメンテナンスなど管理の手間や負担がかからないという点もクラウドサービスを選んだ理由です。（安江様）
選定ポイントや良かった点を語ってくださった安江様
ペーパーレス化、FAXの自動振り分けで、業務効率化に成功しました。
どのように運用していますか？
中之島営業フロア10拠点、約150名で利用しています。事前に取引先やお客様のFAX番号を登録しておいて、受信したFAX番号ごとに担当者に自動振り分けしています。担当者はメールでFAX受信の通知を受け取って自席や自宅にいながら「まいと～く Cloud」でFAX内容を確認しています。（小笠様）
導入後の効果としてはどのようなことが挙げられますか。
効果① ペーパーレス化で自席や自宅でFAXを送受信可能に
「まいと～く Cloud」ならPC上でFAXを送受信できるので、複合機まで紙を取りに行く必要がなくなりました。自宅でもFAXのやり取りができるので、出社した人にFAX処理の負担がかからなくなりました。（小笠様）
効果② FAX を担当者に振り分ける手間を解消
日々の業務では、登録しているFAX番号ごとに担当者へ自動振り分けされる点がとても便利です。従来は、FAXの紙を担当者ごとに振り分けたり、PDF化して全体に共有したりといった業務が発生していたのですが、それがなくなりました。一日何通もFAXが来るので、手間が一つ減るだけでも大きいです。社内でも「負担が減った」と好評です。（高田様）
導入後に良かったと感じる点はありますか？
①サポート対応が早い
導入作業の際、サポート窓口の方に相談したところ返信がとても早かったです。問い合わせ専用の窓口がある点が良いと感じました。（高田様）
②操作画面が見やすい
管理画面や送受信画面が見やすいです。複合機の削減と「まいと～く Cloud」への切り替えを一気に進めたのですが、担当者から不満や疑問の声は特にありませんでした。むしろ「見やすい」「操作が簡単」というポジティブな意見も多く出ました。（小笠様）
Outlookのメール画面みたいですよね。（安江様）
「全体のフォルダーと自分のフォルダーで分かれているので見やすい、使いやすい」と言っています。（小笠様）
管理画面では誰がどのくらい使っているか使用状況が見られる点も良いですね。（安江様）
バージョンアップを楽しみにしています。
今後インターコムに期待することをお聞かせください。
FAXのクラウド化に当たり、「こういうことをやってみたい」「こんな機能が欲しい」という意見が挙がっています。今後様々な要望が反映されていくことを期待しています。（安江様）
貴重なご意見をありがとうございます。より使いやすいサービスにバージョンアップさせてまいります。
