アフターサービス依頼FAXの受付、返信をペーパーレス化
業務の効率化と環境貢献を実現

老朽化したFAXサーバーのリプレイスを機会に、FAX業務の効率化／ペーパーレス化を考えていた

今回「まいと～く FAX Server」を導入された背景について、星野様にお伺いしました。

「弊社では以前からFAXサーバーを利用したFAX送信を行っていました。そのFAXサーバーが老朽化したため、リプレイスを検討していましたが、同時に受信も含めたFAX業務全体のペーパーレス化、業務効率化を図りたいと考えていました。」（星野様）

星野様が続けます。

「当時は受信FAXの紙が社内に溢れかえっていました。お客様からのサービス依頼、関連企業からの各種連絡、実際に現場でサポートを行うサービスマンからの状況報告や結果報告などのFAXが毎日500通以上送られてきます。それをすべて紙で出力・管理していました。弊社は環境に対する取り組みを企業理念、経営方針に掲げている企業です。社内での取り組みとして、FAXで使用している紙を削減することはなんとしても実現したいと考えていました。」（星野様）

「FAX送受信時に離席の必要があり電話を取り逃がしてしまうようなこともありました。また感熱紙で受信したFAXはファイリングするためにサイズを切り揃える必要があったり、経年劣化で文字が消えてしまったりするなどの問題もありました。新たに導入するFAXサーバーは、このような既存のFAX関連業務で発生している無駄や非効率さを改善できるものにしたいと思っていました。」（星野様）

「FAXを完全ペーパーレス化して、環境負荷の軽減に貢献できた」と語る星野様

販売実績とサポート体制を信頼して「まいと～く FAX Server」に

導入のポイントに関しては、サンデングループ内でシステム開発などの事業を行っているSSEの製造システム部赤城グループ課長の青木様がお話くださいました。

「基幹業務システムはNEC様のものを使用しているので、システムとの連携を前提に商品を選定しました。導入前に課題と考えていた、ペーパーレス化、業務効率化の面をクリアできる商品だったこと、また『まいと～く FAX Server』が豊富な販売実績を持つ商品であり、サポート面でしっかりと対応いただける点を評価しました。」（青木様）

FAX業務のペーパーレス化と業務効率化を実現。各種機能も有効に活用

サンデン様では、8回線を使用し、50台のクライアントパソコンでFAX送受信を行っています。

「受信FAXの紙をなくしペーパーレス化できた点、受信FAXを取りに行く手間がなくなった点、受信FAXをファイリングする必要がなくなった点は期待通りの結果と言えます。紙の削減で言えば、年間でA4の用紙24万枚分を削減できる計算です。」（星野様）

「業務面で向上した点の一つは、『まいと～く FAX Server』のグループログ機能を利用し、案件の進捗状況を確認できるようになったことです。各担当者PCにインストールした『まいと～く』のクライアントから、進捗状況の情報を付加したFAX送受信ログを共有、確認することで、部署内の連携ミスがなくなり、スムーズな顧客対応ができるようになりました。」（長坂様）

「受信FAXに対する返信には、定型文の挿入機能を利用しています。パソコンの画面上で、お客様の指定書式に必要事項を記入して返信することができるので紙の無駄がなくなりました。」（服部様）

まいと～くの機能を業務に合わせて柔軟に活用していく

最後に、今後のご予定や「まいと～く FAX Server」へのご要望について星野様がお話くださいました。

「私たちがやりたいこと、それを『まいと～く FAX Server』の機能で実現できるということに気付かずに活用しきれていない部分がまだまだあるようです。その点はインターコム様にもご協力いただき、弊社のニーズに合った活用方法をご提案いただければと思っています。また、既存の業務以外に、API連携を利用したFAX送信などを取り入れたい業務もあります。今後検討していきたいと思います。業務の改善がイメージしていた内容の100％以上のものとなるよう、今後の機能強化にも期待しています。」（星野様）

サービス受付センターの様子