365日24時間の注文FAXをOCR連携により自動処理
休日・夜間の受発注対応の無人化に成功！

1. 365日即日配送の条件に対応することで新規取引を開始した。
2. 注文内容の判別と各配送拠点へ配送指示を即座にする必要がある。
3. 休日も注文書が届くため、社員が交代出勤で対応していた。
4. 効率化を図るため、無人化による自動処理を当初から検討していた。

即日配送が条件のため、休日も社員が交代出勤で対応

外食チェーンの商品部からの注文は毎日FAXで送られてきます。注文内容は、即日配送が必要で隅田商事様が在庫している小麦粉やそば粉、お酢などの商品と、契約しているメーカーから別途直送してもらう商品とがあります。納品先は外食チェーン直営の全国2か所の生産工場です。外食チェーンの方針で工場では在庫を一切持たないため、必要な材料については毎日注文書が送られてきます。 隅田商事様では、即日納品に対応するためそれぞれの工場の近くに配送拠点（物流倉庫）を構え、いつでも配送できる体制を整えています。注文の処理は、福島県の郡山営業所で行っています。担当者はFAXで届く注文書の内容を見て、即日配送品かメーカー直送品か、納品先はどちらの工場か、などを確認します。即日配送品であれば、早急に納品先の近くの配送拠点にFAXで指示を行います。その日に受けた注文はその日のうちに納めるのが基本であるため、たとえ会社が休日であっても注文書が来れば即座に各配送拠点にFAXをしなければなりません。郡山営業所では、休日になると社員が交代でFAX機に張り付くことになっていました。しかし実際は所長が出勤することが多く、休みが取れない日が続いていました。

隅田商事株式会社 総務部 課長代理 馬場様

FAXの送受信を完全自動化、注文書の判別はOCRと連携で解決！

外食チェーンとの取引開始当初から、人手を介さずに365日24時間の自動化を検討していました。最新のFAX複合機で実現する可能性も見えましたが、お客様である外食チェーン側でも注文方法に変更が必要になるなど問題がありました。隅田商事様のシステムを担当するダイヤオフィスシステム様とさまざまな方法を検討していく中、外食チェーンからのFAXが「まいと～く FAX Server」を使っていることが分かりました。「パソコンFAXで実現できるのではないか」と一つの道が見え、模索していくうちにパソコンFAXとOCRの連携システムがメディアドライブ様より提案されることとなりました。

FAX発信元の判別とFAXの送受信の自動化を「まいと～く FAX Server」が、注文内容の判別をメディアドライブ「FormOCR」が担当し、「まいと～く FAX Server」のアプリケーション連携（ActiveX）機能によりFAXOCRシステムが完成しました。念願の365日24時間無人化による自動受発注処理が実現しました。

新設専用回線にFAXが届くと「まいと～く FAX Server」が受信、ナンバー・ディスプレイで送信元を特定します。外食チェーンからのFAXの場合、指定フォルダーへFAXイメージを自動保存します。フォルダーにイメージが保存されると自動的にOCR処理され、認識データがCSVファイルで出力されます。「まいと～く FAX Server」は異文書自動送信機能で、CSVで指定された送信先（各配送拠点）へ、指定された注文書をFAX送信して配送指示を行います。各配送拠点にFAXが届くと、受注請書が返信されてきます。ナンバー・ディスプレイで各配送拠点のFAXと判別すると、受注請書を外食チェーンへと転送します。このようにすべてのFAX送受信を自動的に処理することができます。

郡山営業所では、FAXOCRシステムの導入により休日にFAX機に張り付く社員の姿がなくなりました。休みが取れなかった所長が導入を誰よりも喜んでいると共に今回のシステムの完成度にも大満足とのことです。しかしながら、自動化で何もせずにただ見ているだけになったことが、逆に不安になるとのことです。万が一システムにトラブルが発生した場合、いかに早く対処できるかが今後の課題となっています。外食チェーンの全国展開が拡大し、配送先工場も増えていく予定です。外食チェーンとの取引拡大は目標の一つですが、当面は毎日の受発注を確実に処理していくことが「何よりも大切」とのことでした。