ダイヤルインを活用して150回線を20回線に集約
冗長化や自動振り分け、A3対応など機能面を評価

主配線盤（MDF）移設を機に、回線を集約できるFAXサーバーへ移行

府中事業所の主配線盤（MDF）の移設に伴い、FAX回線については、新MDFへのアナログ回線の再敷設が必要となりました。また、同時期に交換機の老朽更新を迎え、電話についてはUC（ユニファイドコミュニケーション）への切り替えが決定し、交換機は廃止となることが決定していました。

「府中事業所に駐在している東芝グループ各社が使用するFAXです。以前と同じように複合機でFAXを行うとなると、150回線すべての構内配線をやり直すことになり、大きなコストがかかります。また、回線使用料などのランニングコストが上がってしまうことも課題でした」（佐藤様）

「実際のFAXの利用状況を調査すると、同時使用は最大10回線程度ということがわかりました。ダイヤルイン番号を活用すれば、FAX回線を集約できることがわかり、FAXサーバーの導入を決めました」（山本様）

「大きなコストが課題でした」と教えてくださる佐藤様

ダイヤルイン、A3サイズ、冗長化など、すべてに対応する製品を選定

FAXサーバーの選定にあたっては、合計4社の製品の比較を行われたそうです。その中から『まいと～く Center』を選んでいただきました。

「回線を絞ることが目的でしたから、ダイヤルインに対応している製品を探しました。ダイヤルインに対応していない製品もある中、『まいと～く Center』はダイヤルイン番号による自動振り分けができるなど機能面で優れていました」（川林様）

「図書などを送付する部門ではA3資料を送ることがあるため、A3サイズへの対応も比較しました。多くの製品でA3サイズは縮小して送信していましたが、『まいと～く Center』のように、そのままのサイズで送れることは重要なポイントでした」（佐藤様）

「冗長化対応も必須でした。府中事業所全体のFAXを担うシステムのため、耐障害性はあらかじめ選定基準としていました」（山本様）

「冗長化対応は必須項目」と教えてくださる山本様

150回線を20回線に集約してコスト削減、従業員の生産性向上にも貢献

府中事業所のサーバールームに「まいと～く Center」用の物理サーバーを2台設置して運用を開始されました。従業員の方は、府中事業所内のLAN経由でWebクライアントを使用してFAXの送受信を行っています。受信FAXについては、ダイヤルイン番号で受信トレイに自動振り分け後、メールで受信を通知したり、特定の共有フォルダーにPDFで出力したり、使用部門のニーズに合わせて設定を変えているそうです。

「FAX送受信に必要な10回線と冗長化のための10回線の計20回線で運用しています。150回線を20回線に絞り、基本料とダイヤルイン番号の使用料などのランニングコストを下げることができたのは大きな成果です」（山本様）

「ユーザーはWebクライアントを使って、FAX原稿を印刷せずに電子データのまま自席で送信しています。以前は、複合機でFAXを送信していたため、すぐに送信完了しない場合、少し経ってから再度複合機まで行って状況を確認していました。導入後は送信状況を自席で確認できるようになりました。変えざるを得ない状況で『まいと～く Center』を導入しましたが、結果的に自席ですべて行えるようになり、生産性の向上につながっています」（佐藤様）

「システムやジョブの状況をWebクライアントで定期的に確認しています。とても見やすいです。回線処理モニターで回線ごと、ユーザーごと、時間帯ごとの送受信状況を毎月記録しています。保守作業の時間をいつにするか決める目安にしています。また、送信ログを出力して電話料金の集計などにも活用しています」（川林様）

「ジョブの状況が見やすい」と教えてくださる川林様

利用部門からのニーズがあれば、システム連携への対応も視野

今後の展開についてお聞きしました。

「システム連携の機能は、現在使用していません。利用部門からのニーズがあれば対応する必要が出てくるかもしれません」（山本様）

最後にご要望を伺いました。

「『まいと～く クラブ』のFAQが、さらに充実すると良いですね。ユーザーサポートの回答は早くて助かるのですが、FAQだけで対応できれば、解決も早くなります」（佐藤様）

（取材日：2018年7月5日）