機能(オフィス文書配付・回収関連の機能)

総務の働き方改革を推進させる充実機能

オフィス文書配付・回収

あらゆる形式のファイルを一括アップロードし、対象の従業員に配付する機能です。
従業員への回答要求を設定し、コメントの返信やファイルの返送をさせることも可能です。

ドラッグ&ドロップで一括配付

ファイルの形式や内容が違っていても、デスクトップや任意のフォルダから配付したいファイルをドラック &ドロップするだけで、
それぞれのファイルを配付対象の従業員に一括配付できます。配付するファイルの 内容が従業員ごとに違っても、
ファイル選択が 1 度で済むため、これまで紙での手渡しやメール1通1通に添付して送付していた手間がすべて解消されます。

あらゆるファイル形式に対応

WordやExcelはもちろん、PDFやPowerPointなどあらゆるファイル形式のオフィス文書を配付できるため、
総務部門が発行しているあらゆるオフィス文書の配付に活用できます。

【例】 申告書 辞令 勤務シフト表 人事評価シート 内訳明細 など

配付から回収まで可能

オフィス文書配付時に回答要求を設定することで、従業員に配付資料を記入の上アップロードさせ、回収することができます。
また、併せて回答締切日を設定することで、その期日を過ぎても回答がない従業員に対して、自動で督促のメールが届くように設定できます。

(例)人事評価シートの配付・回収

① 総務担当者が各従業員用の評価シートを一括アップロードする

② 従業員が配付された人事評価シートをダウンロードして必要事項を記入

③ アップロードをして総務担当者に返送

④ 期日までに返送されていない場合、自動で催促メールを配信

機能一覧

配信ファイル作成

新規で配信したいオフィス文書やメッセージを作成し配信登録できます。

配信日時設定

作成した配信ファイルを従業員へ配信する日にちと時刻を指定できます。

回答要求設定

受信者が配信者に対して、配付したファイルやメッセージへ回答できるようにします。

回答締め切り日時設定・督促メール設定

受信者が配信者に対して回答できる期日を設定します。未回答の従業員へ既定の間隔(2 週間前、1 週間前、3 日 前など)で締め切りのお知らせを自動送付できます。

配信通知メール送付設定・送付

配信開始時に、受信者へ新規ファイルが配付されたことをメールで通知できます。

未読・既読の一覧確認

受信者のファイル開封状況を一覧で確認できます。
従業員側

配付メッセージへの回答

回答要求付きで配付されたメッセージへ回答ができます。
従業員側

配付ファイルの返送

回答要求付きで配付されたオフィス文書をダウンロード・編集して、アップロード(返送)できます。

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