スタッフの増加とともに増える給与処理費用をなんとかしたい

「Web給金帳」の導入前はどのような状況でしたか。

「『Web給金帳』導入前は、スタッフの給与計算から明細書作成までの業務をアウトソーシングしていました。そちらで印刷されたスタッフ約550名分の給与明細は、総務から各部署長へ、その後各部署長から各スタッフへ手渡しをしており、配付にかなり時間を要していました。また、アウトソーシングにかかる費用は『処理一人当たり○円』という契約だったため、業務が拡大してスタッフが増加するにつれ、年間の給与処理費用が、もう1名スタッフを増やせるくらいの金額にまで増えていきました。そのような中、業務効率化と費用の削減を行うため、給与業務を自社運営に切り替えることを検討しました。」

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導入予定の給与計算ソフトとの連携が簡単にできた

導入のきっかけを教えていただけますでしょうか。

「新たに導入予定の給与計算ソフト『給与奉行』と連携している給与明細電子化ソフトを探しており、その中で『Web給金帳』が候補に挙がりました。」

「Web給金帳」導入の決め手を教えていただけますでしょうか。

「一番の理由は、『給与奉行』との連携がとても簡単に行える点です。『給与奉行』で作成をした給与データの『Web給金帳』への読み込みやPDF化は専用画面で簡単に行うことができます。また『給与奉行』の標準明細書イメージのまま、給与明細の電子化ができる点も便利ですね。これらの使い勝手の良さを評価し、導入を決定しました。」

給与業務を自社運営に切り替えも、作業はスムーズに

導入後の効果としては、どのようなことが挙げられますか。

「給与業務がスムーズに行えている点が挙げられます。増加する費用は抑えたいものの、給与業務を自社運営へ移行することで、社内の負担が大幅に増えることは避けたいと考えていました。現在、自社運営を行う中で給与計算後の給与明細作成から配付までは『Web給金帳』でスムーズに行っています。給与明細の配付についてはスタッフ約550名の明細がボタン一つで専用Webサイトにアップロードされるので大変便利です。作業時間も20～30分くらいで済みます。」

課題でした業務の効率化やコストダウンにつながりましたか。

「これまでアウトソーシングしていたため、導入前後での作業時間の比較はできませんが、『Web給金帳』を使用せず明細書の作成から出力、封入・封緘、手渡しでの配付を行うことを考えるとかなりの時間短縮や人員・経費の削減に繋がっていると思います。」

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就業時間が異なるスタッフへ、給与明細のリアルタイム配信が可能に

そのほかにも導入後の効果はございますか。

「もう1点はスタッフへの給与明細配付がリアルタイムで行えるようになった点が挙げられます。ホテルは24時間営業していますので、スタッフの就業時間も日勤や夜勤など様々です。また、正社員・アルバイトなど雇用形態も異なります。これまでは、給与明細を手渡ししていましたが、給与明細配付のタイミングで出勤していないスタッフには給与明細を渡すことができず、効率の悪さを感じていました。出勤状況にもよりますが、遅い方だと1週間～10日後に給与明細を渡すなど、大きなタイムラグがありました。」

「Web給金帳」の導入により、タイムラグは改善されましたか。

「『Web給金帳』で専用Webサイトにアクセスして給与明細を取得できるようになったことで、給料日の出勤状況に拘わらず、スタッフがどこにいても、リアルタイムで給与明細を確認してもらえるようになりました。」