《INSIGHT LAB株式会社様》
人員増でIT資産管理とセキュリティ強化
「ジョブカン」連携で隠れた残業を是正
INSIGHT LAB株式会社様は、2005年の設立以来「ビッグデータを活用し、より豊かな社会をつくる」ことをミッションに掲げ、企業や自治体のデータ利活用をトータルでご支援されています。
データ分析基盤構築、データ可視化、AIシステム開発に至るまで、各技術の専門のプロフェッショナルチームが、コンサルティングから開発、運用保守まで一気通貫で行い、誰もが当たり前にデータを利活用できる“データの民主化”の実現を目指されています。
「MaLion」の導入でMDMを含めたIT資産管理の負担軽減を実現し、さらに「ジョブカン勤怠管理」との連携使用で未申請残業の是正に成功された、管理本部 情報システムグループ マネージャーの千葉 智和様に伺いました。
会社の規模拡大に合わせて、
IT資産管理を一元化しセキュリティ強化へ
IT資産管理＋情報漏洩対策ツールの導入をご検討されたきっかけについて教えてください。
2022年度に会社の規模拡大による組織改編を行いました。それに伴い、人員を増やすことになり、従業員のPCやスマートフォンを一元管理する必要が出てきたことがきっかけです。もともとは、個人端末の業務利用を許可するBYODを採用していました。利便性や柔軟性を重視しつつ、各端末に管理用アプリをインストールし、不正プログラム対策、挙動監視、URLフィルタリングなどを行っていましたので、セキュリティ面では問題ない運用だったと考えています。組織改編以前の従業員60名程度のときはBYODで管理者が個別に対応すれば十分だと感じていたのですが、従業員が100名を超えるときに「今までの方法では目が行き届かなくなる」と感じました。
今後さらに業務を拡大する可能性も視野に入れると、業務用端末と私用端末を分け、会社主体の統合的なIT資産管理に切り替える良いタイミングだと考えました。
また、昨今の情報漏洩事件の報道を受けて、取引先からも「どのようにセキュリティ対策を行っているか」といった問い合わせも増えていましたので、IT統制だけでなく、情報漏洩対策が可能なツールの導入を検討することになりました。
「MaLion」以外に導入を検討されたツールはありましたか。
「MaLion」以外に2製品と比較しました。他社製品の案内の中で「やりたいことをすべて実現させるためには、サーバーを構築したほうが良い」と、オンプレミス製品を勧められたこともありました。コロナ禍前からテレワークを推進しているので、社内の業務システムの8割をクラウド化しています。そのため、クラウドサービスであることは必須条件でした。
また、検討を進める中で、弊社で使用している「ジョブカン勤怠管理」と「MaLion」を連携させることで「PC利用状況の可視化」や「残業管理」ができるという部分も魅力に感じました。他社製品にも、この機能があったのですが、収集する項目が少なかったり、初期費用やオプションの追加が必要でコストがかかり過ぎたりと、要件に合いませんでした。他社製品と比較していく中で、すべての要件を満たしているのは「MaLion」だということがわかり、導入を決めました。
- 導入の決め手
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クラウドサービスである点
ハイブリッドワークを行っているので、クラウドサービスの方が管理しやすいと考えました。また、社内全体でシステムのクラウド化を進めているため、必要最小限のサーバー台数を運用しています。管理するサーバーを増やさないためにも、クラウドサービスであることは必須条件でした。
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デバイスの環境に左右されずにポリシーを適用できる点
在宅勤務でも出社でも、会社が設定したポリシーを適用できることが重要だと考えています。働く環境に左右されずに、必要なポリシーを適用できることが「MaLion」を導入した決め手のひとつです。
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MDMに対応している点
前述しましたが、全従業員に業務用端末を支給しています。PCのチャットツールなどで連絡は過不足なく行えますが、緊急時や災害時などに連絡が取りやすいのでiPhoneも全社員に貸与しています。そのため、MDMも必須の機能だと考えました。
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155台のMac・Windows端末と130台のiPhoneを一括管理
「MaLion」の導入状況について教えてください。
管理対象は、本社、各拠点、従業員の自宅で利用されている、Macを含む155台のPC端末、130台のiPhoneの利用者名やバーションなどのインベントリ情報です。全従業員は、どこにいてもインターネット経由で「MaLion」に接続し、全端末の情報をクラウド上で管理しています。
- INSIGHT LAB株式会社様 システム概要図
IT資産の棚卸は1か月から1週間になり業務負担軽減
「MaLion」の活用状況はいかがでしょうか。
今までは、従業員に棚卸データを提出してもらい、管理台帳と照合する作業を行っていましたが、「リモート環境で連絡がつきにくい」「期限までに棚卸データが提出されない」「提出された棚卸データに漏れがある」などの課題がありました。「MaLion」導入後は棚卸が1か月から1週間に短縮され、業務負担の大幅な軽減になっています。
他にも、数字の「0」とアルファベットの「o」の入力間違いなど、1つ1つは短時間で修正できるのですが、全社員分のデータを漏れなく確認するのは大変な作業でした。
「MaLion」を活用した前回の棚卸では、従業員に確認を依頼したのは1件のみで、照合作業も非常にスムーズでした。関係者の返信や入力を待たずに、情報システムグループで必要な情報を確認して棚卸を進めることができるようになり、助かっています。また、各従業員が棚卸に労力を割く必要がなくなったので、全社的な業務効率化にもつながったと考えています。
「ジョブカン」連携で隠れた残業を是正
権限の制限で業務外の情報閲覧を抑止
「ジョブカン勤怠管理」との連携利用について教えてください。
「ジョブカン勤怠管理」で取得した出退勤の打刻データを「MaLion」に取り込み、総務・人事部門で出勤前や退勤後にPC操作が行われていないかをチェックしています。
ログの確認を始めた直後は、想定よりもタイムカードの打刻時間とPCの実働時間に乖離があったようで、人事・総務部門が社内説明会を実施し「事前の残業申請の徹底」を改めて従業員に周知しました。説明会以降かなり改善しましたが、確認は継続していて、乖離が発生した場合は、都度該当者への連絡を行っています。
情報漏洩防止の観点から「業務に必要のない情報は閲覧を制限する」運用を行っています。特に、労務管理に関しては、人事・総務部門の管理者のみに「PC稼働状況」などの閲覧権限を付与しています。閲覧などの権限の付与や制限が簡単にできるのが「MaLion」の便利なところだと感じています。例えば、万が一情報漏洩などのインシデントが発生した場合、内部監査チームの担当者に必要な権限を付与し、スピーディーな原因究明に活用できると思います。
今後の「MaLion」の活用方針について教えてください。
「MaLion」を活用して、さらにセキュリティ強化を進めていきます。具体的には「ファイルアクセスの運用改善」と「外部脅威への対策」を行っていく予定です。
ファイルアクセスに関しては、現在は利便性を重視して社内ネットワーク内であれば自由にアクセスできる状態にしています。今後は部署ごとにファイルアクセスに制限を設けるなど、運用を改善しセキュリティの強化を行っていきたいと考えています。外部脅威対策では、ランサムウェア対策を強化していく予定です。例えば、アプリケーションのダウンロードに関しては従業員が上長に申請して許可をもらう運用にしていますが、今後は「MaLion」の機能を利用していく予定です。いずれも、今どのように運用されているかを「MaLion」で把握し、それらを基に、利便性とのバランスを見ながらセキュリティ対策をしていきたいと思っています。
