《淀鋼商事株式会社様》
勤怠管理システム「RocoTime」との連携で実現
PC稼働時間と実績申請の差異をスムーズに確認
勤怠の異常を24時間以内に指摘

商社

資産管理, 働き方改革

約150台（Win）

2023.02取材

淀鋼商事株式会社様は、株式会社淀川製鋼所の各種鋼板を主体とした鉄鋼二次製品・建築関連資材・エクステリア商品などを扱う商社として、各方面で活躍されています。さらに、新規商品の導入に積極的に取り組み、時代に対応した姿勢で事業を展開中です。
今回は「MaLion」と「RocoTime」の導入で勤怠管理の負担を軽減させた具体的な方法を、総務部の神谷様、松藤様、原田様に伺いました。

※「RocoTime」は、株式会社ロココの登録商標です。

導入の経緯

システム入れ替えをきっかけに、
勤怠管理とログ収集の自動連携を実現

まずは、IT資産管理ツールの導入をご検討されたきっかけについて教えてください。

もともと弊社では、従業員の勤怠を管理するために、勤怠管理システムとログ収集システムを併用し運用していました。

残業申請をせずに時間外労働を行っている従業員がいるかどうかを確認するためには、従業員ごとの出退勤の申請時間とPCの稼働時間を別々のシステムから抽出し、それら1つ1つを照らし合わせる必要があり、手間と時間が非常にかかっていました。

これらの業務は必要な業務であるがゆえに、担当者の負担を軽減させることが課題だと感じていました。

勤怠管理システムを入れ替えるタイミングで、情報収集を行ったところ「MaLion」と勤怠管理システム「RocoTime」のデータ連携の記事を拝見しました。両システムを自動連携させることで、「MaLion」が収集したPC稼働時間を「RocoTime」の画面上に表示して、出退勤の申請時間と比較できるという内容でした。両システムの導入が、まさに、感じていた勤怠管理の課題解決につながると考え、動作検証を経て選定にいたりました。

「MaLion」以外に導入を検討されたツールはありましたか。

3社の製品が候補に上がり「MaLion」と他1製品の動作検証を行いました。「RocoTime」と自動連携させて差異を可視化することが目標だったため「MaLion」を導入することになりました。具体的な決め手は以下の通りです。

導入の決め手

勤怠管理システム「RocoTime」と自動連携して使用できる点

別々のシステム内の、出退勤申請時間とPC稼働時間を比較することに手間がかかっていたため、2システムが自動連携できる点を評価しました。
差異を見える化することができる点

実働と申請に差異（乖離）があることをすぐに把握できるため、従業員の勤怠の異常を速やかに部署長へ発信できる点が決め手でした。
場所を選ばずに操作ログを収集できる点

在宅勤務や出張、直行直帰など、働き方が見えず、勤怠管理の難しい勤務状況の日のPC操作ログを、問題なく取得できることは必須条件でした。

また、インターコムのEDIソフトである「Biware」を使用し、安定した運用ができており、大きなトラブルもありませんでした。「インターコムの製品は安定している」という安心感も決め手の1つと言えます。

導入の状況

150台の端末を4名で管理

導入状況について教えてください。

システム管理者4名で全拠点のPC管理を行っています。
管理対象は、本社および各拠点のPC約150台です。従業員が、どこにいてもインターネット経由でログを収集し、全従業員の情報をクラウド上で管理しています。
また、コロナ禍の在宅勤務導入中も、PC操作ログを漏れなく収集できていました。現在はオフィス勤務が中心ですが、再び在宅勤務を併用する場合でも、適正な勤怠管理ができる体制が整ったと考えています。

淀鋼商事株式会社様システム概要図: 画像拡大

運用と効果

実働と申請の差異を確認し次第、指摘
就業時間を守る意識が浸透しつつある

「MaLion」の活用状況はいかがでしょうか。

総務部では、従業員の労働時間と勤怠申請に差異（乖離）がないかを確認し、部署長への発信を行っています。システムを入れ替える以前は、勤怠管理とログ収集で別々のシステムを利用していたため、2種類のデータを手作業で1件ずつ照らし合わせていました。手間がかかるため、どうしても月末にまとめて指摘することになり、タイムラグで改善が遅れることが課題でした。

「MaLion」と「RocoTime」を連携させたことで、実働時間と申請の差異を「RocoTime」を見るだけで発見できるようになりました。差異などを確認したら、総務部から部署長に発信しています。

勤怠申請時、申請者が就業時間を確認できるので、従業員に就業時間を守る意識が浸透してきていると感じています。