情報資産とは？ 重要性や管理台帳やソフトを活用した管理方法を解説
企業経営において情報は、重要な資産の1つです。それゆえに情報資産の管理を怠り、その結果、情報漏洩などが起きてしまえば、企業は危機的な状況にさらされます。
本記事では、情報資産の重要性や管理を怠った場合のリスクのほか、情報資産を安全に管理するにはどのような方法があるのか、などについて解説します。
情報資産とは企業にとって価値のあるあらゆる情報
情報資産とは、一言でいえば企業にとって価値のあるあらゆる情報のことです。紙の資料・書類に記載されている情報から、パソコンなどで作成してサーバーや記録媒体に保存しているデータまで、記録の形式は問わず、すべての情報が含まれます。
具体例を挙げると、事業計画、財務情報、契約書、商品に関する情報、技術情報、特許情報、営業情報、顧客情報、取引先とのやりとりの履歴、個人情報、人事情報などは、特に重要な情報といえます。ほかにも、音声や映像、社内で使用している情報システムやソフトウェアのプログラムソースコードなども情報資産の一部です。
IT資産管理について詳しくは、下記の記事をご参照ください。
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情報資産の重要性と管理を怠った場合のリスク
情報資産には、企業の機密情報や重要情報が含まれます。顧客や従業員の個人情報も重要な情報資産です。
今では、こうした情報の多くはデジタル化され、収集・蓄積されてビジネスに活用されており、利用範囲が広がっています。その一方で、それらの情報が漏洩・流出したり、窃取されたりするリスクも増大しています。第三者によるサイバー攻撃の巧妙化に加え、デバイスの紛失、メールなどの誤送信、SNSでの誤った操作による流出や内部不正など、リスクの種類もまた多様化してきているのが現状です。
重要な情報が漏洩すると、企業は深刻なダメージを負う恐れがあります。社外に漏洩した情報が不正利用されてしまうと、損害賠償や処罰の対象となり、社会的信用を失って事業に支障をきたすことにもなりかねません。
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情報資産の適切な管理のポイント
企業は、情報資産を上記のようなリスクから守るために、適切に管理しなければなりません。そのためには、下記の3つのポイント押さえた対策を実践することが必要です。
保有している記録媒体のすべてを把握し、管理する
社内で保有している記録媒体のすべての所在とそこに保存されている情報の内容を把握し、管理することがまず必要になります。
記録媒体はHDD（ハードディスクドライブ）やSSD（ソリッドステートドライブ）、USBメモリ、光ディスク、SDカードなどが代表的です。また、自社サーバーのデータベースやクラウドのデータ保存サービスを利用している場合も、ローカルストレージや外部のデータセンター内のストレージにデータが保存されています。さらに、スマートフォンやタブレットなどのデバイス、アナログな紙の書類も、記録媒体の一種と捉えられます。
これらがどこにあるのか、大まかにどのような情報が記録されているのかがすべて把握できるようになっていなければ、そもそも情報資産の管理はできません。
記録媒体の使用や移動の履歴を管理できる体制を作る
すべての記録媒体を把握したら、次に求められるのは各記録媒体内の情報（データ）の書き込みや読み出し、移動、保存といった使用履歴の把握です。それらを記録して管理できる体制を作らなければなりません。
理想的なのは、業務に関連するすべてのデータへのアクセスをモニタリングし、ログを取っていつでも確認できるようにしておくことです。
それが難しいのであれば、情報の種類によって優先度を設定し、機密情報や重要情報については必ずチェックするといった体制を整える必要があります。さらに、スマートフォンやUSBメモリなど、携帯が可能なデバイス・媒体に関しては、誰がいつどこへ持ち出し、返却したかの記録も残せるようにしておきましょう。この点で、紙の書類は履歴（誰が閲覧したかなど）を残しにくいので、できるだけデジタルデータ化することが望ましいということになります。
加えて、テレワークを実施している企業では、記録媒体・デバイスの所在や使用履歴の管理がよりいっそう重要になります。オフィス以外の自宅などで使用するパソコンやUSBメモリは、社内の端末やデバイスに比べて目が届きにくいためです。テレワーク中に扱う情報については、漏洩や窃取、不正利用などの可能性を想定した厳格な管理方法を考えなくてはなりません。
情報資産を扱う従業員のセキュリティ意識を向上させる
社内の管理体制の整備の重要性は上記の通りですが、同時に、従業員のセキュリティ意識の向上も重要です。
セキュリティ対策に関する知識が増えてリテラシーが上がれば、特定の個人や企業を狙ったサイバー攻撃用のなりすましメールなどを見分けることも可能になるかもしれません。メールソフトや情報共有ツールの誤操作、デバイスの紛失・置き忘れなどの防止にも役立ちます。
さらに、全社的な情報セキュリティへの意識が向上すれば、内部不正に対しても、そもそも行ってはならないし、簡単にはできないという意識を醸成することが可能です。
情報資産を管理する方法
情報資産を安全に保存し、活用するための具体的な管理方法について確認していきましょう。情報資産の管理には、下記のように台帳やツールで管理をするほか、組織体制を整えることが重要です。
台帳を作成する
最もシンプルなのは、Excelに代表される表計算ソフトなどを使って、「情報管理台帳」を作成して管理する方法です。情報資産管理台帳とは、組織が保有する情報資産に関するデータをリスト化してまとめたものです。
台帳に記録すべき項目としては、情報資産の名称、情報の分類区分、保存形態と保存先（記録媒体名など）、情報を管理する管轄（個人または部署）、管理責任者、利用者の範囲、保存期間、評価日などが挙げられます。
ただし、この方法の場合、基本的に入力作業を手動で行うため、台帳を作成する担当者の負担が大きくなります。特に情報の変更履歴を残す場合は、管理作業がより煩雑になってしまうでしょう。
情報管理ソフトやクラウドサービスで管理する
手動での入力作業が不要な方法として、情報管理のためのソフトウェアやクラウドサービスを利用することが考えられます。
例えば、個人情報だけを管理するのであれば、社内のパソコン上に点在する個人情報ファイルを自動検出して個人情報管理台帳の作成と一元管理ができる、「個人情報管理システム」を使うのが最適です。
また、「IT資産管理ツール」もよく活用されています。これは、企業内のパソコン・サーバーなどの「ハードウェア」や、アプリケーションなどの「ソフトウェア」に関する情報を収集して管理するためのツールです。
IT資産管理ツールには様々な機能が備わっていますが、情報管理については、USBメモリやUSB接続の外付けHDDといったUSBデバイスを検出して情報を収集し、台帳を作成して管理する機能などが利用でき、パソコンやファイルの操作履歴を確認できるものもあります。
なお、IT資産管理ツールには、自社サーバーなどでツールを運用するオンプレミス版のほか、クラウド版が提供されている製品もあります。
こうしたソフトやサービスを使えば、情報収集の大幅な自動化・省力化が実現できるでしょう。
情報セキュリティ責任者を置き、従業員研修を実施する
情報漏洩などを防ぐためのセキュリティ強化を目指すためには、上記のような方法で情報資産管理を行うことに加えて、情報セキュリティに関する専任の責任者を置くことも求められます。
同時に、自社のセキュリティポリシーを定め、それに基づいた従業員向けのセキュリティ研修を実施することも重要です。また、研修のみならず、日々の業務の中でセキュリティ意識を高めるための声掛けやフォローアップを積極的に行うのも、効果の高い方法です。
情報資産管理はソフトやクラウドサービスで効率化しよう
情報は安全な管理がなされていてこそ価値があり、有効活用も可能になります。いったん情報漏洩や不正利用が発生してしまうと企業は大きなダメージを受ける可能性があるため、情報資産の厳格な管理や保護は、企業にとって極めて優先度の高いミッションです。
インターコムの「MaLion」シリーズは、情報資産の管理に役立つと共に、情報漏洩を未然に防ぎ、従業員に対する不正操作の警告表示などの機能も備えたIT資産管理ツールです。情報資産管理をお考えなら、「MaLion」シリーズの導入をご検討ください。
また、情報資産の中でも特に重要な個人情報を管理するために、社内のPC上に点在する個人情報ファイルを一斉に自動検出した上で個人情報管理台帳の作成と一元管理のほか、検出した個人情報に対するアクセスの監視や制御を行ったりすることができる「個人情報検出・管理システム」も好評です。
