メール1通1通に明細PDFを添付する作業に神経を使っていた

「Web給金帳」導入前はどのような状況でしたか。

当社では、首都圏を中心に企業の経理代行サービスを提供しており、それに給与計算・支払い業務の受託サービスも含まれています。給与業務は勤怠の締め日から給与支給日までの限られた期間に終えなければなりません。さらに、その業務を受託しているクライアント様分、作業を繰り返し行わなければならないため、負担の大きい業務でした。
ほとんどの場合、給与明細は紙で各企業様宛に郵送していますが、外資系クライアント様からは、紙ではなくPDFで納品してほしいと依頼されます。この外資系クライアント様への明細PDF配付作業を効率化したいと感じていました。

紙ではなく、PDFでの納品であれば、元々作業コストは削減できていたのではないですか？

そうでもありません。PDFでの配付も、紙の明細書配付と同じくらい手間と神経を使います。
まず給与計算ソフトで全従業員様の給与データを作成した後、従業員様ごとに1件ずつ給与データをPDF化し、パスワードを付けて保存します。そしてメールソフトを立ち上げて、先ほど保存しておいたPDFをメール1件1件に添付し送付するのですが、このメール添付作業に特に神経を使っていました。明細が紙ではなくPDFであっても、個人情報であるという点には変わりありません。万が一にも配付先の企業や従業員様の宛先を間違えて送信してしまえば、クライアント様からの信用問題につながるため、送付ミスが発生しないよう細心の注意を払っていました。

クライアント様の従業員数増加で、負担が大きくなっていた

導入のきっかけや決め手を教えていただけますでしょうか。

私が担当している外資系クライアント様の従業員数が増えたことが、検討のきっかけです。元々は従業員数10人以下だった数社が、最近4人から25人に、10人から20人に、と急増しました。その分、各クライアント様の明細配付件数も増え、作業負担が大きくなりました。そこで、せっかく電子化している明細を一括で配付する方法はないかと、給与ソフトメーカーに相談したところ、「Web 給金帳 Cloud」を紹介されたため、すぐに無料トライアルを試しました。
操作手順がシンプルで、簡単に配信登録ができたので「これならいけそうだ」と感じ、すぐに導入を決めました。

クライアント様へのご案内などはどのように進めましたか。

導入にあたっては、各クライアント様の従業員用アカウントと、英語で操作方法の説明書を作成しました。従業員様側の操作もシンプルなので、「Web 給金帳 Cloud」のログイン方法や操作画面の案内、パスワードの設定などの説明だけで済みました。また、一度説明書を作ってしまえば他の外資系クライアント様にも同じ説明書で案内ができました。

配付ミスの心配がなくなり、作業負担が一気に解消された

導入して変わったポイントをお聞かせいただけますか。

これまで、配付ミスが起きないようにメールへの明細添付と宛先入力にとても神経を使っていましたが、その負担から一気に解放されたことに大きな効果を感じています。「Web 給金帳 Cloud」なら、クライアント様ごとに従業員様の情報を管理でき、給与データをアップロードするだけで対象の従業員様に自動で明細配付ができるので、配付間違いの心配がありません。
作業時間も削減できています。導入前は、各クライアント様につき約30分かかっていた作業が、導入後はものの5分で終わります。これならクライアント様の従業員数が増えても、こちらの作業時間や負担は変わりません。給与受託業務を効率化できたなと感じます。
クライアント様側も、明細がアップロードされると自動で各従業員様宛にメール通知がいくので、従来のようにメールで明細PDFを受け取っていた時とほぼ同じフローで確認できるため、抵抗なく受け入れていただけています。また、「Web 給金帳 Cloud」には、ログイン用と明細閲覧用それぞれのパスワードを従業員様ご自身で決めていただくことができるので、安心してお使いいただけるなと感じます。

「神経を使う作業から解放されてとても楽になった」と語る上野様