コロナ禍で顧問先から
「給与明細を電子化してほしい」とご依頼があった。

導入の経緯を教えていただけますか。

当事務所で給与計算代行業務を行っている顧問先が、新型コロナウイルス感染症対策にテレワークを導入したことがきっかけです。給与計算代行業務では、給与明細書を印刷し封かんまでしたものを顧問先へ一括郵送し、それを顧問先のご担当者様に従業員様へ手渡ししていただきます。ただ、顧問先の給与明細書配付ご担当者様が1 名しかいらっしゃいません。テレワーク導入で出社日が週1日になったことで、従業員50名に手渡しするのが難しくなってしまい、給与明細書を電子化できないかとご相談いただきました。

「給与応援」との連携と、4つのポイントで決めました。

導入のポイントは何でしたか？

使用している給与計算ソフト「給与応援」と連携しているという条件で商品を絞り、「Web給金帳Cloud」を含む3商品で比較しました。その中で「Web給金帳Cloud」に決めたポイントは次の４つ、「操作が簡単なこと」「明細レイアウトが紙と同じであること」「1名単位で契約できること^※1」「初期費用が0円なこと」です。

評価ポイント①：操作が簡単

無料トライアルを当事務所内で試しに使ってみたところ、他社商品と違い、明細マスター設定などの事前登録が簡単で手間がかからなかったです。また配信の操作もシンプルでわかりやすかったので使いやすいと思いました。

評価ポイント②：明細レイアウトが紙と同じ

紙で配付していた「給与応援」の給与明細書と同じレイアウトで電子化できる点がよかったです。お客様に見づらさなどのご不便をおかけせずスムーズに電子化できると感じました。他社商品では明細レイアウトの指定などで追加の費用が発生しますが、「Web給金帳Cloud」は公式連携しているので追加費用がかかりませんでした。

評価ポイント③：1名単位で契約できること^※1

配信人数を1 名単位で契約できる点も良いと思いました。顧問先の従業員数が増減したときも、1名単位で柔軟に契約内容を変更できるのは嬉しいです。

評価ポイント④：初期費用が0円なこと

明細電子化サービスの導入は初めての試みなので、万が一うまくいかなかったときのことを考えると、初期費用がかからないのは導入のハードルが低くて良いと感じました。

※1「Web給金帳Cloud」は、最低10人から契約可能です。

顧問先従業員様の利便性向上、
明細配信の負担軽減につながりました。

導入後の効果としてはどのようなことが挙げられますか。

給与明細書を電子化した顧問先側では、明細書手渡しの負担がなくなり、テレワーク中の従業員様が自宅でスマホやパソコンを使って明細を確認できるようになっています。

配信側としては、手作業の負担やミスの不安が軽減されました。複数の顧問先を担当していて、それぞれに明細書の印刷、宛名ごとの封入、郵送の手配といった作業があります。さらに、勤怠の締め日から給与の支払い日まで限られた日数の中ですべて対応しなければいけなりません。その手作業の工数が一切かからなくなりました。

また、手作業では人のミスが一番怖いです。特に顧問先の個人情報なので、ミスがないように慎重に作業していましたが、「Web給金帳Cloud」で配信すればその心配もなくなります。その心理的負担から解放されたと感じます。

顧問先の反応はいかがでしたか？

従業員様の年齢層が若いこともあり、操作についてなど特に質問はありませんでした。初めて配付する月は、念のため紙の明細書配付と電子化した明細配信の両方を行いましたが、翌月からは完全に電子化に切り替えることができました。

また、給与明細を見るための準備をきちんとしなければいけないと思ったので、電子化の移行スケジュールを配付したり、明細電子化の同意書をメールで収集するなど、顧問先への事前案内を工夫しました。