クラウドストレージとは？　使うメリットや導入する際の選び方を解説

どこからでもアクセスできる

クラウドストレージを活用する最大のメリットは、インターネット接続さえあれば社内外のどこからでもアクセスできることです。オフィス、自宅、外出先を問わず、必要なデータに即座にアクセスできるため、リモートワークや出張中、営業先でも業務の生産性を高められます。

さらに、クラウドストレージはUSBメモリや外付けSSDといったローカルストレージと異なり、物理的な盗難・紛失リスクが低いことも利点です。データはクラウド上に保存されており、高度なセキュリティ対策が施されているため、デバイスの紛失や盗難による情報漏洩のリスクが軽減されます。

バックアップが必要ない

バックアップの手間がかからない点もクラウドストレージを利用するメリットのひとつです。多くのクラウドストレージサービスは、自動バックアップ機能を備えており、手動でデータのバックアップをとる必要がありません。

また、クラウドストレージはデータの消失リスクが低いことも特長です。データは複数のサーバーに分散して保存されているため、一部のサーバーに障害が発生してもほかのサーバーからデータを復旧できます。

仮に、データを人的ミスで削除してしまっても、過去のバックアップからファイルを復元できるため安心して利用が可能です。

利用するクラウドストレージサービスによっては、データのバージョン管理も自動で行ってくれます。誤って更新してしまったバージョンを元のバージョンに戻したい場合でも、複雑な操作は必要なく、すぐに戻せます。

初期費用とランニングコストを抑えられる

クラウドストレージのメリットとして、初期費用の安さもあげられます。クラウドストレージを利用する場合、専用の機器を購入する必要がないため、初期投資を大幅に抑えることができます。

また、クラウドストレージは必要な容量だけを利用できる料金形態になっていることが多く、ランニングコストも抑えられます。

ファイルをスムーズに共有できる

クラウドストレージは、ファイルを簡単に共有できる点も多くの企業が導入している理由です。

また、フォルダごとにアクセス権を設定することで、特定のメンバーとだけ情報を共有することも可能です。部署をまたぐようなプロジェクトごとのファイルの受け渡しもスムーズに行えます。

リモートワークでそれぞれが別の場所にいても、ストレスなく業務を進められるでしょう。

常に最新の機能を利用できる

クラウドストレージは、提供プロバイダーによって定期的に無料でアップデートされており、新しい機能や仕様の改善が自動的に適用されています。これにより、常に最先端の技術を追加料金なしで利用できるのです。

一方、自社でサーバーを運用する場合、最新の機能を導入するためには、追加の投資が必要です。ハードウェアやソフトウェアのアップグレードには時間や費用がかかり、迅速な対応が難しいこともあります。

クラウドストレージであれば、追加投資や手間をかけることなく、常に最新の環境でスムーズに業務を行うことが可能です。

オフラインでは利用できない

クラウドストレージは、インターネットを介してデータにアクセスする仕組みであるため通信環境が必須です。そのため、インターネット接続が不安定な場所や通信環境が整っていない状況では、データにアクセスできず、業務が滞る場合があります。

さらに、クラウドストレージのパフォーマンスは回線の速度や品質に大きく依存します。高速で安定したインターネット接続があれば快適に利用できますが、回線速度が遅い場合や接続が不安定な場合は、データのアップロードやダウンロードに時間がかかり、業務効率が低下するケースもあるのです。

カスタマイズに制限がある

自社で構築する場合に比べると、クラウドストレージはカスタマイズが難しいといえます。多くのクラウドストレージサービスは、標準化された機能が提供されているため、特定の業務に合わせた細かな調整ができません。

とはいえ、自社でサーバーを立ち上げるコストや構築の手間を考えれば、カスタマイズ性に多少の制限があっても、クラウドストレージは利便性とコスト効率からみておすすめできるサービスです。

容量が十分あるか

利用するデータの量に応じて、必要なストレージ容量を確保できるサービスを選ぶことが重要です。特に、大容量のファイルを頻繁にやり取りしたり、管理したりする場合は、十分なストレージ容量を確保しなければなりません。

クラウドストレージサービスのなかには、必要に応じて容量を追加できるプランが用意されているものもあります。このようなクラウドストレージサービスを選べば、データの増加に対応しつつ、コストを抑えることが可能です。

さらに、大容量のデータを扱う業種の場合は、データ転送速度やアクセス頻度に応じた最適なプランを選ぶことも大切です。大容量のファイルを効率良く管理・共有するためには、容量だけでなく、転送速度や安定性も重要な要素になるためです。

セキュリティ面で安心できるか

大切なデータを守るためには、万全なセキュリティ対策が不可欠です。データの暗号化、アクセス制御、監査ログなど、多層的なセキュリティ機能を提供するサービスを選ぶことで、情報漏洩や不正アクセスのリスクを大幅に軽減できます。

クラウドストレージサービスによって、セキュリティ対策の特長は異なります。一部のサービスは、業界標準のセキュリティプロトコルに加え、独自の高度なセキュリティ対策を実施している場合があります。

なお、提供されるセキュリティ機能だけでなく、サービス提供元であるプロバイダーの信頼性を確認しておくことも大切です。

直感的に操作できるか

クラウドストレージを選ぶ際には、直感的に操作できるかどうかも重要なポイントです。使う人がこれまで利用していたストレージと同様に使いこなせなければ意味がありません。

操作が複雑であったり、使いにくいと感じたりする場合、作業効率が低下してしまうほか、クラウドストレージを使うための研修が必要になり、余計なコストもかかります。

直感的な操作性をもつクラウドストレージを探しているなら、「Final Document」がおすすめです。ユーザーフレンドリーなインターフェースを提供しており、誰でも簡単に使い始めることができます。

ストレージや通信の暗号化はもちろん、細かなセキュリティ機能を有しており、安心してご利用いただけます。作業の効率を維持しつつ、安全かつ便利にデータを管理しましょう。