文書管理とは？ 主な課題と効率良く行う方法を徹底解説！
企業では日々様々な書類やファイルが作成されます。それらは業務の記録や証拠であり、内容によっては保管場所や保管期間などが決められているため適切に管理しなくてはなりません。とはいえ、膨大な量の文書を管理するのは手間がかかります。そこで今回は文書管理のよくある課題や効率的な管理方法などについて解説します。
紙による文書管理における課題
文書管理とは、企業内で作成される契約書や請求書、報告書、マニュアルなどの多様な文書を保管したり追加や変更の履歴を残したりして適切に管理することです。文書の作成者・更新者・閲覧者の記録・管理などの作業も含まれます。
文書の種類によって保管場所や保管期間が決められているほか、請求された際にすぐに閲覧できるようにしておく必要もあり、非常に複雑で手間のかかる作業です。
そのため、多くの企業が文書管理における様々な課題を抱えています。具体的にどのような課題があるのか解説します。
文書を保管するスペースを取る
企業では日々様々な文書が作成されていて、年単位で保管しなくてはならない文書も多いため、創業から年数が経つほど文書の量が膨大になっていきます。
ペーパーレス化が進んでおらず、ほとんどの文書を紙で作成している場合、文書を保管するために広いスペースが必要です。その結果、オフィスの一角が文書に占領されていてスペースを有効活用できないといった問題が生じることがあります。
文書を探すのに時間がかかる
文書は必要に応じて閲覧できるように保管する必要がありますが、文書の量が増えるほど探すのに時間がかかるようになります。
コクヨが行った調査によると、紙書類を探す時間は1日のうち平均約20分、1年間に換算すると約80時間に相当するといわれています。
※出典：コクヨ株式会社「書類を探す時間は“1年で約80時間”」
紙の文書は保管場所までの移動やファイルの捜索などに時間を取られるケースが多く、業務の効率面にも悪影響を及ぼしがちです。
Excelで管理する方法もありますが、どのファイルにどのような文書を保管したかわからなくなったり、文書が増えすぎてデータ容量が重くなったりといった問題が発生する場合があります。
コストがかかる
文書管理のコストに悩まされる企業も多々あります。例えば、紙の文書を作成・管理するには、印刷用の紙やインク、バインダー、プリンターなどの費用がかかります。
さらに文書管理に携わる社員の確保や保管スペースの確保など、何かとコストがかかるのです。
情報漏洩のリスクがある
紙による文書管理は、ヒューマンエラーが起きやすいです。文書を保管スペースで管理したとしても、保管スペースの鍵を閉め忘れた、うっかり書類を置き忘れたなどで第三者に持ち出される可能性があります。
文書管理の重要性
ここでは、文書管理が担っている重要な役割を紹介します。
業務効率化
文書管理を徹底すると、業務効率化につながります。日々の業務にあたるなかで、昔の資料や契約書などを確認しなければならない場面は意外に多いものです。
そのようなときに文書が適当に放置されていたら、目的の文書を見つけるまでにかなりの時間がかかってしまいます。文書管理が徹底されていればすぐに必要な文書が見つかるため、余計な時間を削減できます。
コンプライアンス強化
文書管理はコンプライアンス強化にも役立ちます。企業の文書には、社内の機密や個人情報が記載された文書など、第三者に見られてはならない文書が多々あります。
そのような書類が流出したら、企業は信頼の失墜や賠償責任などの大きなダメージを受けかねません。
適切に文書管理を行い、文書の作成者・更新者・閲覧者などの記録を残しておけば、情報漏洩を防ぎやすくなります。また、持ち出し防止のために、紙文書を収納しているキャビネットの施錠管理も必須です。
【基本】文書管理を効率化するための方法
企業にとって文書管理は欠かせない作業ですが、かなりの手間と時間がかかる作業でもあります。もっと早く済ませられないかと悩む方もいるのではないでしょうか。ここでは文書管理を効率化するための方法を紹介します。
文書管理のルール・マニュアルを作成する
文書管理の効率化で欠かせないのは、文書管理のルール・マニュアルの作成です。各従業員が思い思いに文書を管理していては、どこに何の文書が保管されているのかがわからなくなってしまいます。
ルールを策定してマニュアルを共有すれば、文書管理の方法を統一しやすくなるため情報共有もスムーズになります。なお、文書管理のルールを作成するときは、最低でも下記の4項目を決めておくことがおすすめです。
- 文書の保管について：保管場所・保管期間・保管時のファイルの名称など
- 文書の破棄について：破棄のタイミング・方法・手順など
- ルールの適用範囲について：文書の保管・破棄のルールが適用されるのは紙の文書のみか、電子文書も含むのかなど
- ルールの改廃や罰則について：既存のルールの改廃方法やルールを守らなかった場合の罰則など
文書を分類する
文書管理の効率化を実現するには、部署別・顧客別などで文書を分類することも重要です。文書の主な分類方法として下記の2つがあります。
- ワリツケ式：文書管理部門があらかじめ策定したルールに沿って分類する
- ツミアゲ式：実務担当者が使いやすいように分類する
ワリツケ式はすべての文書を同じルールで分類するので統一感があり、スピーディーに分類できるのが特長です。ただし、実務に関わっていない従業員が文書を分類するため実態と合わず、使いにくくなる可能性があります。
ツミアゲ式は実務担当者が分類するため、実態に合わせやすいのが特長です。しかし、どの文書をどれに分類すべきか1枚1枚チェックするため、作業完了までに時間がかかります。
文書をファイリングする
分類が完了した文書をファイリングすると、文書が見つけやすくなります。ファイリングには下記の3種類があるため、自社に合う方法がどれかを考えてみましょう。
- バーティカル方式：文書を種類別にクリアファイルに入れ、キャビネットなどに縦置きで保管する方法
- バインダー方式：バインダーや厚型ファイルに文書を綴じる方法
- ボックス方式：文書をクリアファイルなどに入れ、さらにボックスに入れて保管する方法
バーティカル方式は文書をクリアファイルに入れるだけなので、書類が出し入れしやすいのがメリットです。しかし、綴じずに縦置きするため紛失のリスクが高いというデメリットがあります。
バインダー方式は文書の順序が変わりにくく、年代別・種類別などに分けられるためマニュアルの管理などに向いています。ただし、文書量にかかわらず、バインダーや厚型ファイルのサイズに合わせた保管スペースを用意しなくてはなりません。
ボックス方式はバインダー方式よりも細かな分類が可能で、持ち運びもしやすいのが特長です。しかし、クリアファイルとボックスの2種類を使用するのでコストがかさみます。
文書管理を効率良くするなら文書管理システムが最適！
文書管理の効率化を目指すなら文書管理システムの利用がおすすめです。文書管理システムとは、業務に必要な文書をデータ化して管理するサービスのことです。
文書がデータ化されるため保管スペースが不要になるだけでなく、下記のようなメリットも得られます。
- ペーパーレス化が推進できる
- 必要な文書を検索しやすい
- セキュリティが高い
- 文書の共有が容易
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まとめ
日々膨大な量の文書が作成される企業では、文書管理が欠かせません。しかし、様々な文書を分類するのは大変な作業で、保管スペースの確保や人件費などのコストもかかります。
このような文書管理の課題を解決し効率化を目指すなら、文書管理システムの導入を検討してみましょう。
