ワークフローとは？ メリットや効率化できる業務とシステムの選び方
一連の業務の流れのことをワークフローといいます。申請や承認、書類の郵送などのフローが停滞しており、業務が円滑に回らないことに課題を感じていませんか。
ワークフローは、システムの導入により改善できる可能性があります。今回は、ワークフローを活用するメリットやシステムの選び方について紹介します。
ワークフローとは
ワークフローとは、業務における一連のやりとりの流れのことです。例えば、社内の備品購入の申請は、申請書の作成→上司の承認→役職者による決裁といったフローで表します。
ワークフローは、業務内容や書類の種類によって、業務のステップや関与する人数、承認者が複雑に変化します。
業務改善を検討する際は、まず業務の流れを洗い出しながらワークフローを定義しましょう。これにより、業務タスクの内容や役割分担、文書やデータなどの情報の流れを明確にできます。定義したワークフローを客観的に評価することで、問題点の把握や改善策の検討ができます。
効率の良いワークフローを実現するにあたって、課題となるのが運用方法です。必要な申請書や依頼書などの申請を紙やメールで行うと、申請書を探したり、承認者や決裁者を調べたりするのに手間がかかります。
その結果、社内全体の業務効率が低下するおそれもあります。
ワークフローの改善にはシステムの活用が有効
ワークフローを紙やメールで運用しているなら、ワークフローシステムの導入を検討してみましょう。
ワークフローシステムは、社内の情報伝達や書類の申請、承認など、業務の流れを電子化できるシステムです。電子決裁システムといわれることもあります。
ワークフローシステムを導入することで、どのようなプラスの変化が期待できるのか、活用における6つのメリットを紹介します。
業務プロセスの可視化
ワークフローシステムを導入すると、申請や承認、決裁までの業務に関わる人物や範囲が明確になります。システム上で見える形で表示されるためです。
可視化により、業務がどの段階まで進んでいるかを把握しやすくなります。また、業務プロセスが停滞している場合は、ワークフローシステムから素早く滞っている箇所を特定できます。
意思決定のスピードアップ
ワークフローシステムを利用すると、決裁や意思決定までの時間を短縮できます。紙の書類で行われる手渡しや郵送での引き渡しが不要になるためです。システム上で申請や承認ができるため、決裁に至るまでのプロセスの停滞を防げます。
タブレットやスマートフォンなどに対応しているワークフローシステムであれば、外出先でも申請や承認ができます。
ペーパーレスでコスト削減
ワークフローシステムを利用することで、必要な書類はシステム上で処理されるため、ペーパーレスを実現できます。
従来のやり方では必要とされていた申請書の印刷がなくなるため、紙代や印刷代を削減できます。書類を本社に郵送していた場合は郵送費、FAXなどで送付していた場合は通信費の節約にもつながるでしょう。
決裁が必要な書類はワークフローシステム上に保管されるため、保管コストも削減できます。ファイリングや保管スペースの確保も不要になり、書類を紛失するリスクも軽減できます。
内部統制の強化
内部統制は、企業が健全に事業を行うための仕組みです。業務の有効性と効率性、法令の遵守、資産の保全、財務報告の信頼性の4つの目的を達成するために構築します。
ワークフローシステムは、内部統制を強化し、企業の信頼性を向上させるために有効です。システムにより申請フォームや承認ルートを明確化できるため、適切なフローで決裁を進められます。承認をスキップしたり、事後確認したりする行為は不可能となることから、不正の防止にも効果的です。
また、証跡や決裁情報は記録として残るので、監査の対応もスムーズになります。
業務の効率化と改善
ワークフローシステムに蓄積された過去データや外部システムなどと連携すれば、入力の手間を削減できます。記入項目が少なくて済むため、人為的なミスの防止にもつながります。
さらに、システム導入後も定期的にフローの見直しなどを実施することで、業務効率の改善を図れます。
働き方改革への対応
タブレットやスマートフォンに対応したワークフローシステムであれば、どこからでもアクセスできます。自宅や外出先でも申請や承認の手続きができるため、決裁のために会社に出社する必要がありません。
サテライトオフィス勤務や在宅勤務など、多様な働き方に対応できます。
ワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムは、製品によって搭載されている機能は様々です。自社に合ったシステムを導入するにはどこに注目すべきか、選定のポイントを4つ取り上げます。
自社が求める機能が備わっているか
ワークフローシステムに備わっている主な機能は、フロー定義機能とフォーマット作成機能です。
フロー定義機能では、ワークフローの承認ルート作成や条件分岐などのフローの設定ができます。フォーマット作成機能は、申請書のひな形を作成するための機能です。
フロー定義機能でルートの設定を柔軟にできるか、フォーマット作成機能ではテンプレートを含め申請書を作成しやすいかを確認します。
ほかにも、フォームの自動計算、代理承認、期日アラート、外部システムとの連携などの独自の機能を確認し、必要な機能が備わっているかどうかを基準に選定を進めます。
誰でも使いやすいか
紙の申請書での作成や承認からシステムに移行すると、うまく対応できない従業員も出てきて、定着が遅れる可能性があります。
そこで、ワークフローシステムは誰でも使えるように、操作性を重視するのがポイントです。例えば、承認ルートの設定などをドラッグ＆ドロップで簡単にできるシステムであれば、専門的な知識を必要とせず、直感的に操作できます。
システム導入後に不明点などが生じる可能性もあるため、サポート体制がしっかりしているかも確認しておきましょう。
提供環境が自社に合っているか
ワークフローシステムの提供形態には、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。
オンプレミス型は、自社にサーバーを構築して運用する形態です。導入コストは高額であるものの、セキュリティを高められるのがメリットです。システム運用に十分なリソースを割ける中堅企業や大規模な組織に適しています。
クラウド型は、インターネットを利用して運用する形態です。すぐに導入できて、ユーザー数に応じた料金設定となっています。小規模企業やスモールスタートでシステムを導入したい組織に適しています。
コストが見合っているか
ワークフローシステムの導入により発生する費用には、初期導入費用のほか、月額利用料、オプション料、メンテナンス料、サポート料などがあります。
オンプレミス型の場合、初期導入費用に保守費用（メンテナンス料など）がかかるのが一般的です。クラウド型はユーザー数×月額利用料が発生します。システムの導入によるメリットとコストが見合っているかも確認しましょう。
まとめ
ワークフローシステムの導入で、ワークフローの可視化やペーパーレス化、業務の効率化、内部統制の強化などのメリットを見込めます。従来のワークフローを改善したいなら、システムの導入を検討するのも方法の1つです。
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「Final Document」では、社内申請やファイル共有のワークフローを作成することもでき、業務効率化や円滑な情報共有、ヒューマンエラーの防止が可能です。
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