クラウドを使ったファイル共有の利点とは？ 共有方法と課題についても紹介
ファイル共有とは、デジタルデータを2人以上で共有することです。クラウドストレージを使ってファイルを共有すると、様々な利点がある一方で課題があるのも事実です。
今回は、クラウドストレージを使ったファイル共有の利点や課題について紹介します。ファイル共有の効率化を考えている担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。
クラウドストレージでファイルを共有する方法
クラウドストレージとは、クラウド事業者が提供するストレージをインターネット上で利用するシステムです。メールなどでファイルをやり取りする必要がなく、ファイルの保存場所のURLを共有するだけでファイルを共有できます。
代表的なクラウドストレージとして、iCloud（Apple）、Google Drive（Google）、OneDrive、Dropboxなどがあります。クラウドストレージは、下記3つの保存方式があり、仕組みが少しずつ異なります。
- ファイルストレージ（データをファイル形式で保存する）
- ブロックストレージ（データやファイルをブロックごとに保存し、読み込むときにブロックを結合して情報を取り出す）
- オブジェクトストレージ（データ用ファイルが一律の情報で保存され、アクセスしやすい）
クラウドストレージについては下記の記事でも詳しく紹介しています。
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クラウドストレージでファイル共有するメリット
クラウドストレージでファイルを共有する場面が増えたのは、多くのメリットを得られることが要因のひとつです。ここではメリットを4つ紹介します。
コスト削減
クラウドストレージの多くは、人数に応じて月額で利用できる仕組みです。
自社でファイル共有システムを構築するには、ファイルサーバーを構築した上で、データの量に応じて容量を増やす必要があり、設置費用やメンテナンス費用など様々なコストがかかります。
クラウドストレージを利用すれば、システム構築やメンテナンスなどの手間がかからないため、手軽に利用できます。
一元管理
クラウドストレージを使ったファイル共有により、様々な書類を一元管理することが可能です。クラウド上のファイルにアクセスすると、常に全員が最新情報を確認できます。ファイルが重複している、アップデートされていないなどの心配もありません。
複数人で作業可能
クラウドストレージを利用すると、複数人で同時に閲覧したり作業したりでき、素早く共有できる上、作業効率も向上します。
テレワーク下で、異なる場所で作業を進めているメンバーがいても、クラウドストレージであればスムーズに情報をやり取りできます。
BCP対策
クラウドストレージの利用は、BCP（事業継続計画）に向けた重要な対策のひとつにもなります。BCPとは、リスクマネジメントの一種であり、台風や火災などの自然災害によるファイルの損失や消失を防ぐための取り組みです。
クラウドストレージでは、複数の拠点でバックアップを取る対策を講じています。災害発生時のダメージを軽減できるだけでなく、企業活動を止めずに済む点も大きなメリットです。
クラウドストレージでのファイル共有にまつわる課題
クラウドでのファイル共有はメリットが多いものの、課題がまったくないとは言い切れません。ここではクラウドを用いてファイルを共有するデメリットを紹介します。
セキュリティリスクを拭いきれない
社内でのサーバー利用であれば、社内LANなどを使ってネットワークの範囲を限定できます。しかし、クラウドでのファイル共有はインターネットを経由するため、特定のネットワークに制限できません。そのため、サイバー攻撃やウイルス感染による情報漏洩のリスクをゼロにすることは困難です。
暗号化や認証強化などの対策を講じるのはもちろん、アクセス権限の設定などもしっかりと行うことが必要です。
カスタマイズできる範囲が限られる
クラウドファイル共有サービスは、パッケージ化されているものが多く、自社の業務に合わせたきめ細やかなカスタマイズができない場合がほとんどです。クラウド事業者のサービス範囲内の機能に限定されます。サービス内容と自社の業務内容によっては使い勝手が悪いケースもあります。
クラウドファイル共有サービスを選ぶときのチェックポイント
クラウドファイル共有サービスを選ぶときには、自社の業務と合っているか・スムーズに業務が進められるかなどの観点から選ぶことが必要です。具体的にどのような点を確認すれば良いか紹介します。
データ容量が十分か
ファイルの種類や利用目的によって、必要となるデータ容量が異なるため、データ容量が十分あるかを確認する必要があります。テキストファイルが中心であれば、少ないデータ容量でも問題ありませんしかし、下記のようなケースであれば容量が多いクラウドの利用が必須です。
- 画像や動画が多い
- バックアップ機能が必要
様々な場面を想定して、データ容量に余裕をもたせることが大切です。データ容量の予測がつかない場合は、容量無制限のサービスを選ぶのもひとつの方法です。
自社に適した機能が備わっているか
クラウドファイル共有サービスに、自社に適した機能が備わっているかを確認することも大切です。例えば、営業先でのやり取りが多い、テレワークを中心に業務を進めている企業であれば、スマートフォンやタブレットでの対応が可能かを考慮する必要があります。利用可能なOSが、自社の設備に合っているかの確認も忘れずに行いましょう。
なかには、オンライン会議やチャットなどの機能が搭載されているものもあるので、業務効率を上げたい企業は検討してみることをおすすめします。
セキュリティ強度が高いか
インターネットを経由するクラウドファイル共有サービスは、セキュリティの強度を最も重視しなくてはいけません。クラウドを選ぶ際は、下記のような機能が備わっているか確認することが重要です。
- アクセス権限
- 利用可能なIPアドレスの制限
- 通信・情報の暗号化
セキュリティの水準はクラウド事業者によって異なるため、自社が求めるセキュリティレベルに達しているかを確認し、不正アクセスや情報漏洩などのリスクに備えましょう。
まとめ
クラウドファイル共有サービスは様々な書類を一元管理できるメリットがあるため、業務効率化に役立ちます。ビジネス目的で使うのであれば、セキュリティ・機能・容量などの要件を満たしたサービスを利用することが大切です。
クラウドファイル共有サービスの利用を検討されているのであれば、「Final Document」がおすすめです。場所を選ばず安全・簡単にファイル共有が可能であり、共有ファイルのダブルチェックにより誤送信を防止できます。
社外へ送る際には、専用の作業スペースにフォルダーごと共有することで、取引先やお客様とフォルダーを共有でき、スピーディーなやり取りが可能です。承認ワークフローもノーコードで簡単に作成できるうえ、細かなセキュリティ機能を搭載しています。
クラウドファイル共有サービスの導入を考えている方は「Final Document」をぜひご検討ください。
