電子帳簿保存法への対応はお済みですか？ 基本ルールやおすすめの対応方法についてご紹介
2022年から電子取引に関する電子データの保存が義務化されました。その対応期限は令和5年の制度見直しで廃止されることとなりましたが、国が電子化・ペーパレス化を推進する動きは変わらず、今後さらに積極的になっていくと予想されます。再度制度が変わった際に備えて、電帳法についての理解を深め、今から対応に取り掛かりましょう。今回は、電子帳簿保存法の基本ルールやおすすめの対応方法についてご紹介いたします。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法（以下：電帳法）とは原則として紙での保存が義務付けられている帳簿や国税にかかわる書類を、一定の要件を満たした上で電子データで保存することを定めた法律です。
これまで、メールやインターネットなどを通じてやり取りをした請求書や注文書などは紙に印刷して保管していました。
代わりに、電帳法における電子データの保存区分は、「電子帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つに区別され、要件に合った方法で保存する必要があります。
①電子帳簿保存
- 仕訳帳
- 総勘定元帳
- 現金出納帳
- 決算関係書類（貸借対照表、損益計算書、棚卸表など）
- 取引関係書類（領収書、請求書、発注書など）
②スキャナ保存
- 取引関係書類（領収書、請求書、発注書など）
③電子取引データ保存
- 電子決済
- メールデータ
- EDI取引
- 取引関係書類（領収書控え、請求書控え、発注書控えなど）
電帳法対応2つのポイント
社外にファイルを共有する方法として代表的なものは以下の通りです。1つずつご紹介します。
電帳法では、注文書や領収書、見積書などを電子データで保存する際のルールが定められています。それは大きく、改ざん・削除できないこと（真実性の確保）と検索できること（可視性の確保）の2つに分けられ、その両方を満たす必要があります。
（真実性の確保）
（可視性の確保）
改ざん・削除できない
発行または授受した電子データが不正に改ざんされていないことを証明するために、「真実性の確保」という要件が設けられています。
「真実性の確保」の要件
- 修正、削除履歴の確保
- 相互関連性の確保
- 関係書類などの備え付け
不正な改ざん、削除がされていないことを証明するためには、記録の訂正、削除を行った場合に操作や訂正内容を記録する、または修正や削除自体を行えないようになっているシステムで保存する必要があります。
検索できる
保存している電子データを必要なときにすぐに参照できるように、「可視性の確保」という要件が設けられています。
「可視性の確保」の要件
- 見読可視性の確保
- 検索機能の確保
税務調査で電子データの開示を求められた際、速やかに対象の電子データを提供するために、検索機能ですぐに見つけられるようにしておく必要があります。検索条件は自由に設定できるわけではなく、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の３つに定められています。
現在業務で使用している一般的なファイルサーバーでは、先述の電帳法要件である「真実性の確保」と「可視性の確保」を満たすことは難しいです。
税理士に相談して運用ルールを策定し、それに沿って運用する方法もあります。しかし、ルールが曖昧、担当者が変わった際に正確に引き継がれない、など運用に非常に手間がかかります。
環境構築と運用それぞれのコストからみても、専用システムの導入がおすすめです。
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申請
ドキュメントをアップロードして承認の申請をします。
承認、却下
申請されたドキュメントを承認または却下します。
保存
承認されたドキュメントを保存します。
閲覧
承認、却下、保存されたドキュメントを閲覧できます。
検索項目の入力
検索条件となる「取引年月日」「取引金額」「取引先」を入力します。
検索
事前に入力した検索条件や申請者名、申請日で検索できます。
タイムスタンプ検証
正しいタイムスタンプが付与されているか、ドキュメントが改ざんされていないかを確認できます。
タイムスタンプ付与
タイムスタンプを付与できます。（オプション）
権限設定
ドキュメントの保存者と電帳法キャビネットの管理者を指定し、権限を付与できます。
削除
一覧から削除します。キャビネット上にデータは残っているため、復元も可能です。
