ファイルサーバーはクラウド化すべき？　メリットやデメリット、注意点を解説

従来型ファイルサーバーとの違い

社内にサーバーを設置し、社内ネットワークを利用してファイルにアクセスする従来型のファイルサーバーは、 オンプレミス型 と呼ばれています。

オンプレミス型とクラウド型の主な違いは、下記の通りです。

ファイルサーバーのクラウド化が進む背景

リモート型やハイブリッド型といった新たな働き方に対応 するため、多くの企業はDX（デジタルトランスフォーメーション）の一環としてファイルサーバーのクラウド化に取り組んでいます。また、2022年1月施行の 改正電子帳簿保存法対応、ビッグデータ活用の必要性 などの観点からも、クラウド化は有効です。

さらに、 2025年問題による労働力不足に対応 する必要性もクラウド化を後押ししています。デジタル技術で業務環境を変革し効率化を進めなければ、現在の生産量・業務量を維持し成長しつづけることは難しいためです。

メリット① 自社サーバーの運用負担を軽減できる

ファイルサーバーをクラウド化すれば、自社サーバーの運用負担を軽減できます。クラウド化すると自社でサーバーを保有する必要がなくなる ため、オンプレミスで発生していた設置などのコストが削減可能です。

また、ネットワーク環境の構築やセキュリティ対策、ハードウェアの点検、バックアップなどの保守管理も不要になるので、情報システム部門の業務負担を軽減できます。

さらに、料金プラン変更やオプションサービス追加だけで、すぐにストレージや機能を追加できるため、業務環境が変化した場合でも負担なく運用を継続できるでしょう。

メリット② メンテナンス・管理の負担がかからない

サーバーを自社運用する場合、常に監視し、セキュリティを最新の状態に保たなければなりません。そのため、管理者の負担は大きくなります。
一方、クラウド化すると、 ファイルは社外のデータセンターに預けて、サービス事業者に管理してもらいます。 そのため、ISO規格に準拠しているなどセキュリティ対策に力を入れているクラウドサービスを選ぶことで、機密性と安全性に考慮してファイルを保管でき、同時に管理者の負担を軽減できます。

さらに、ログの監視・追跡、アクセス権限の設定などの機能があるサービスを選べば、社内外からの不正アクセスによる情報漏洩の対策も期待できるでしょう。

メリット③ 災害時のバックアップとして機能する

ファイルサーバーをクラウド化し、データをオフィスから離れたクラウドサービス事業者のデータセンターで管理すれば、災害時のデータ復旧が可能となるのも利点です。

オンプレミス型の場合、オフィスが地震や火災などに遭えば、ファイルサーバーもサーバーダウンやネットワーク障害などの影響を受けます。その結果、事業活動の停止やデータの消失、情報漏洩などのリスクが高まるでしょう。

その点、 クラウド型のファイルサーバーは、オフィスから離れたデータセンターでデータを管理するので、BCP対策として機能します。 ファイルサーバーの安定的な稼働を担保する上でも、クラウド化は有効です。

メリット④ ファイル共有の利便性を向上できる

ファイルサーバーのクラウドサービスには、豊富な共有機能が備わっているため、業務の効率化が図れます。ファイル共有に役立つ機能の一例は、下記の通りです。

• 誤って消去や上書きした際に元に戻せる（バージョン管理）
• 簡単に検索できる（全文検索）
• ダウンロードせずに複数名で編集や加工ができる（共同編集）
• ダウンロードを禁止し閲覧のみ許可できる （アクセス制御）

注意点① 自社の業務要件を満たせるとは限らない

クラウド型のファイルサーバーは、オンプレミス型と比べるとカスタマイズの自由度は低くなります。そのため、自社のセキュリティポリシーや求める要件を満たせるとは限らない点に注意が必要です。

なかには、 自社の業務において必要な機能が備わっていないケースもあるため、導入前にどのような機能が備わっているか、十分に確認することが重要です。 さらに、実際の業務での使用感を想定しながら評価を行うことで、より適切な選択ができるでしょう。

注意点② オンプレミス型とは異なるセキュリティ対策が必要

クラウド型のファイルサーバーはインターネット経由でアクセスする性質上、外部からのセキュリティリスクが高く、オンプレミス型とは異なるセキュリティ対策が必要です。

セキュリティ対策が充実したサービスを選ぶとともに、運用時はファイルの社外共有・共同編集の権限を信頼できる相手のみに限定して付与しましょう。

サービスを選ぶ際に着目したいセキュリティ対策機能の一例は、下記の通りです。

• 二要素認証
• アクセス制御
• 操作ログ
• 通信、データの暗号化
• SSL対応
• ウイルスチェック

注意点③ 自社に合ったコストか確認が必要

クラウド型のファイルサーバーはサービスを利用する形態なので、毎月利用料が発生します。料金体系はサービスによって様々で有料オプションも異なるので、自社に合ったコストかどうか確認が必要です。一般的には、従量課金制・月額制を採用するサービスが多い傾向にあります。

無駄なコストを抑え、自社のニーズに最適なプランやオプションを選べるよう、あらかじめ料金体系やサービス内容を確認しておきましょう。

運用負担の軽減などのメリットと毎月の費用のバランスを考慮しながら、最適な選択をすることが重要です。