パスワード付きzipファイルのメールの送り方　リスクや代替手段も紹介

件名や本文にファイルの内容を書く

メールの件名や本文で添付ファイルの存在を明記することにより、 受信者側の見逃しを防ぎ、実際にファイルへ目を通してもらえる可能性が高まります。 さらに、次のような内容を本文で示せば、添付ファイルの開封に伴う不安感の軽減にもつながります。

• 「請求書」や「参考資料」といったファイルの内容
• ファイルの数
• ファイル形式

添付するファイルは2MBに収める

添付ファイルの容量が大きいと、受信者側のサーバーに負荷がかかる だけでなく、ダウンロードにも時間を要します。企業によっては受信メールの上限サイズを2MB～3MBに制限しており、その場合、上限を超えるサイズのメールは届きません。

上記の事情により、添付ファイルの容量は2MBまでに収めるのがメール送付のマナーとされています。2MBを超えるファイルは、分割して送信するかクラウドストレージを利用するなど、送信方法を工夫しましょう。

zipファイルを送れない可能性もあるので注意する

受信者側の環境によっては、下記のような原因でzipファイルを解凍できない事態も発生します。

• デバイスのストレージ容量が不足している
• 解凍ソフトウェアのバージョンが古い
• 解凍ソフトウェアがzipファイルの圧縮形式に対応していない

そのほか、 異なるOS間では、文字コードの違いからzipファイルの解凍時に文字化けが起こるケースもあります。 そもそもzipファイルを添付したメールの受信自体を禁止している企業もあるため、十分に留意しましょう。

WordとExcelのファイルにパスワードを付ける場合

WordとExcelのファイルには、下記の手順でパスワードを設定します。

zipファイルにパスワードを設定する場合

次に、WindowsとMacのOS別に、zipファイルへのパスワードの設定方法を説明します。

ウイルスチェックができないため

パスワード付きzipファイルは暗号化されています。そのため、ウイルスチェックを行ったとしても、一般的なセキュリティソフトではファイル内部に潜むウイルスを検知できない場合があります。

パスワード付きzipファイル内のマルウェアがセキュリティ網をすり抜ければ、デバイスへの感染は避けられません。 実際に国内外の企業や組織で、こうした被害が報告されています。

また、Emotet（エモテット）に代表されるマルウェアの被害は、自社の範囲にとどまりません。 自社を発生源にマルウェアが取引先に拡散される危険性もあります。 被害が拡大した場合は、企業の信頼性低下につながりかねない問題です。

情報漏洩のリスクが高いため

本来、PPAPはパスワード付きzipファイルとパスワードを別の手段で送付することが想定されていた方法です。仮にzipファイルをメールで送った場合、パスワードはメール以外の手段で送ることになります。

ところが、 パスワード付きzipファイルとパスワードをそれぞれ別のメールで送信する といった、現在の間違った方法が広まりました。

この方法では、2通とも同一の通信経路をたどるため、どちらのメールも盗聴される危険性があります。

加えて、たとえ添付ファイルが暗号化されていたとしても、メールが誤送信されれば決してセキュリティ上安全とはいえません。なぜなら、 パスワードが不明な状態でも、解析ツールを利用すればパスワードを特定できる可能性があるからです。

上記の理由から、PPAPはセキュリティの脆弱性が問題視されています。

ファイル共有サービス

インターネットを通じて、大容量のファイルを共有できるサービスです。サービスサイト上に共有したいファイルをアップロードし、ダウンロード用URLを受け手に共有します。

無料のサービスも多く存在しますが、なかにはセキュリティ対策が脆弱なものもみられます。 セキュリティリスクを最小限に抑えたい場合は、不正アクセスの検知や暗号化、ダウンロード制限などの機能を搭載した法人向け有料サービスの利用がお勧めです。

クラウドストレージ

クラウド上のストレージでファイルを保存、管理するサービスです。クラウドストレージにファイルをアップロードし、共有URLを相手に知らせることで、データの共有が可能になります。

インターネット環境があれば、場所を問わずクラウドストレージ上のファイルを閲覧できます。 また、セキュリティ対策が充実しているサービスが多いため、安全にファイルを共有できるのもメリットです。

クラウドストレージに備わっているセキュリティ機能としては、下記があげられます。