業務の効率化を図るにはどうしたら良い？ 実施する際のアイデアを紹介
労働人口減少による人手不足が深刻化している昨今、企業にとって業務の効率化は必須ともいえる課題です。しかし、企業によってボトルネックとなる箇所は異なり、視点を見誤るとかえって非効率になるおそれがあります。
そこで今回は、業務の効率化を図るためのアイデアや、業務の効率化に取り組む際の流れについて解説します。
業務効率化を図るためのアイデア
業務効率化を図ることで、企業の「ムリ・ムダ・ムラ」を省くことができ、業務を円滑に進められます。
多くの企業で有効な方法として下記のようなものがあります。
- 不要な業務をなくす
- 業務の優先順位をつける
- 業務マニュアルを作成する
- 業務を分けるまたはまとめる
- 業務の担当者を変更する
- システムやツールを導入する
上記の6つのアイデアの詳細を解説しますので、自社に合う方法がないかどうかをチェックしてみましょう。
不要な業務をなくす
無駄な業務をなくすことは、業務効率化に役立ちます。例えば、何気なく続けている会議やほとんど使うことがない資料作成などは、なくても業務に支障をきたさないといえます。
こうした業務を削減すれば、その分のリソースを重要なタスクに回せるようになるため、効率良く業務を進められます。
業務の優先順位をつける
業務に優先順位をつけることも、業務効率化につながります。優先順位があいまいだと、すぐに取り掛かるべき業務を見誤ってしまい、非効率な行動を取りがちです。
業務の優先順位が明確であれば適切にリソースを配分できるようになるので、無駄の多い行動を避けやすくなります。
優先順位のつけ方として、やるべきタスクをリストアップし、緊急度・重要度の二軸で分類するのがお勧めです。
- 重要度・緊急度がともに高い
- 重要度は高いが、緊急度は低い
- 重要度は低いが、緊急度が高い
- 重要度・緊急度がともに低い
1が最も優先度が高く、4は最も低いタスクとなります。
優先順位をつけた後は、各タスクの期限を決め、スケジュール通りに動くようにします。
業務マニュアルを作成する
業務のやり方をまとめたマニュアルを作成するのも有効です。マニュアルを用意しておくことで、業務スキルの標準化を図ることができ、属人化の解消にもなります。
初めて仕事に取り掛かる人でも、マニュアルを読めば業務内容を理解でき、経験者と同じような品質の対応をすることができるため、教育コストの削減が期待できます。
マニュアルを作成する際は新人でも理解できるよう、専門用語には注釈をつける、表や画像を用いるなどして工夫することが大切です。
また、ある程度形式が決まっているメールや文書を作成する際は、テンプレートを用意すると効率化を図れます。
業務を分けるまたはまとめる
業務の特性を踏まえて、一人で行っていた業務を分散させる、あるいは分散させていた業務を1つにまとめると効率化が実現できる場合もあります。
例えば、綿密な情報共有が欠かせない業務が複数部署に分かれていると、情報のやり取りに時間がかかって作業効率が低下してしまいます。これを1つの部署にまとめれば、情報共有しやすくなるので作業効率が向上するでしょう。
一方で、業務プロセスを分割できる場合、同じ担当者がワンストップで対応するよりも、タスクごとに担当者を分けたほうが効率良く作業が進むこともあります。
特定の業務の対応時間を複数回に分けるのもお勧めです。作成した資料をチェックする場合、100％完成してからチェックを開始すると完了までに時間がかかり、途中で集中力が落ちて作業効率が下がることがあります。
そこで、50％の完成度でチェックし、いったん別の業務をこなしてから残りのチェックを行うと、メリハリがついて作業効率が上がる可能性があります。
業務の担当者を変更する
業務の効率化を図りたいときは、各従業員の得手不得手を踏まえて担当者を変更することも検討してみましょう。
従業員に苦手な業務が割り振られていると、モチベーションが下がりやすい傾向にあるため、業務効率が低下する原因にもなります。
部署の責任者と相談する、従業員にヒアリングするなどして従業員の特性を把握し、個々人に合った業務を割り当てることで、パフォーマンスが上がって業務効率も向上しやすくなります。
システムやツールを導入する
情報共有を円滑にするために、システムやITツールを導入するのもお勧めです。例えば、稟議書を紙で作成して社内で回覧する方法だと、進捗状況が把握しづらい上に差し戻しや承認などの作業にも時間がかかります。
稟議書の作成から閲覧・承認・差し戻しまでをシステム上で完了できるようにすれば、スピーディーに業務を進められます。
ただし、扱いが難しいシステムやITツールだとかえって効率が落ちる場合があります。導入する際は、誰でも簡単に使えるものかどうかという観点から選ぶことが重要です。
業務効率化に取り組むときの流れ
業務の効率化は、やみくもに進めてもなかなか上手く行きません。本当に効率化を図るべき業務を洗い出して取り組まないと、成果を感じにくいためです。
ここでは業務効率化に取り組むときの基本的な流れを解説します。
現状の業務内容を可視化する
まずは現状の業務内容を可視化し、業務の全体像を把握することから始めましょう。業務内容や担当者の人数、業務にかかる時間などを細かく洗い出します。
業務の棚卸方法については、下記の記事にて詳しく解説していますので、ぜひこちらもご覧ください。
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課題を洗い出し効率化を図る業務を決める
業務内容の可視化が完了したら、次に課題の洗い出しを行います。業務が重複している部分はないか、工数がかかり過ぎている業務はないかといった点を確認しましょう。
課題を洗い出したら、どの課題から改善に取り組むべきか優先順位をつけます。すべての課題を一気に解決しようとすると現場が混乱したり、リソースが不足し施策が中途半端に終わったりする可能性があるためです。
また、初めから大きな課題に挑むと失敗しやすくなるため、比較的簡単に解決できそうな課題から取り組むことをお勧めします。
効率化に向けた施策を実行する
改善すべき課題の優先順位が決まったら、効率化に向けた施策を検討し実行しましょう。その際、スケジュールやゴールを決めるのがお勧めです。
業務効率化の実現に向けて期限や成果指標を明確化することで、従業員が混乱することなくスムーズに施策を進められます。
施策の効果検証を行う
施策を実行した後は効果検証を行い、施策をブラッシュアップしましょう。ゴールに達していない場合は到達する方法、達した場合はより良い改善方法がないかを考えます。
ある程度の期間施策を実施しないと効果がわからないケースも多いため、PDCAを回しつつ継続して業務の効率化に取り組みましょう。
まとめ
人手不足が深刻化するなか、業務の効率化は多くの企業が早急に取り組むべき課題とされています。自社の業務内容を可視化し、課題を洗い出して業務効率化に努めましょう。
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