メールでzipファイルが送れない！　原因と対策を解説

ファイルの容量が大きい

送付しようとしているファイルの容量が大きい可能性があります。
一般的にメールサービスでは、メールサーバーへの負荷を回避するために、メール1件当たりもしくはメールボックス全体に容量制限を設けています。一般的な企業のメールサーバーの場合は10MB程度で制限され、サーバーやシステムが古い場合は最大で3MBまでしか送受信できない場合もあります。その上限を超えたファイルを添付している場合送付できません。

詳しくは、下記の記事で紹介しています。

あわせて読みたい

• メール添付ファイルの容量は2MB以内がマナー？！　大容量ファイルの正しい送り方を紹介

ファイルサイズは以下の方法で確認できます。

1. 当該のファイルを右クリック
2. ショートカットメニューから「プロパティ」を選択
3. 「全般」タブの「サイズ」を参照

パソコンのセキュリティソフトが動作している

ファイル容量以外に、受信側が導入しているメールセキュリティソフトの影響も考えられます。
メールセキュリティソフトではメール送信元の情報をもとに送信者が詐称されていないかを検証したり、zipファイルが添付されたメールはすべて危険と判定して受け取りを拒否したり、ホワイトリストに追加したIPアドレスやメールドメインのみを受信可能にしたりといった機能を持っています。

送付先の企業がzipファイル添付を禁止している

マルウェアの攻撃は取引先を装ってメールを送り添付ファイルを開かせます。通常のメールと判別が難しいため、メールの添付ファイルを開くことが日常化しているとウイルス感染のリスクが高くなってしまいます。そのため、企業によってはそもそもメール添付によるzipファイルの受け取りを拒否している場合があります。メールに添付されたzipファイルが自動的に削除されるようになっているケースも少なくありません。

分割して送信

添付zipファイル容量の大きさが原因で送付できない場合は、 ファイルを分割して、複数のメールに分けて送る方法があります。1件当たりのファイル容量を小さくすることで、ファイル容量の制限に引っかかることがなくなります。
ただし、これはファイルの送信者と受信者の双方に面倒な作業が増えてしまいます。お客様や取引先の印象も良くないので、送付先から依頼された場合以外は避けた方が良いかもしれません。

動画や画像ファイルの解像度を下げる

送付したいファイルが画像データの場合、 高画質であるほどファイルサイズが大きくなってしまいます。 そのため、画像ソフトを使ってサイズを縮小（リサイズ）したり、保存ファイル形式を変えたり、解像度を下げたりすることも有効です。

ただし、これはそのファイルが鮮明でなくても見られれば問題ない場合に限ります。写真作品やillustratorなどを使った作品・納品物など高画質・高品質なデータを送付したい場合にはこの方法は使えません。

パソコンのセキュリティソフトを停止させる

受信側のセキュリティソフトが原因で受信されない場合は、ホワイトリストに追加してもらったり、一時的にセキュリティソフトを停止させる方法があります。

ただし、これは受信側のセキュリティリスクを高めることになったり、情報システム部門などを巻き込んだ対応が必要となるため、あまり現実的とは言えません。

PPAPとは

PPAPとは、「PPAP」とは、 パスワード付きZIPファイルを添付したメールを送信後、パスワードをメールで別送する手法 のことを指し、「Password付きzipファイルを送る」「Passwordを送る」「暗号化（A）」「Protocol（P）」の頭文字をとって生まれた造語です。日本の政府や企業でセキュリティ対策として認識され、メールの手軽さと相まって広く普及していきました。

しかし、実はこれは 非常にセキュリティリスクが高い方法 でした。その危険性の高さから2020年には中央省庁が「PPAP」の全面廃止を決定しています。

PPAPの問題点とは

PPAPの問題点は、 ファイルとパスワードを同じ経路で送っている という点にあります。万が一、メールサーバーが悪意のある第三者に盗み見されている場合、ファイルもパスワードもどちらも漏洩してしまうことになります。

例① チャットツール

Google ChatやSlackなどをはじめとするビジネスチャットを使って送る方法です。メール添付よりも手軽に送ることができます。 もしも暗号化したファイルを送る場合、パスワードはメールなど別の方法で連絡するとよいでしょう。

ただし、チャットツールを使って送受信する場合、送信者と受信者が同じツールを利用している必要があります。また、企業のセキュリティポリシーによってはチャット対象者を社内に限定している場合があります。その場合は社外のファイル送付手段としては活用できません。

例② オフライン

インターネット上のセキュリティリスクを回避するために USBメモリ、SDカード、CD、DVDなどの記録媒体にファイルデータを保存 して郵送や手渡しをする方法もあります。大容量データの受け渡しのみこの方法を使っている企業もあります。

ただし、メールなどに比べて郵送や持参の場合は送付先に届くのに時間がかかります。また、USBメモリなどの記録媒体は紛失やデータの持ち出しによる情報漏洩のリスクがあります。物理的に破損した場合はデータ復旧が難しい点も注意が必要です。

例③ ファイル転送サービス

ファイル転送サービスは、 ファイルを専用サーバーにアップロードし、そのファイルのダウンロード用URLを発行 します。送付相手がそのURLにアクセスしてファイルをダウンロードすることで受け渡し完了となります。メール添付やチャットツールなどで送れない大容量ファイルの受け渡しが可能です。

ファイル転送サービスの中にはインターネット上で無料提供されているサービスもあります。無料サービスはデータの保管体制やログが取得できないことなど万が一情報漏洩が発生した場合の原因究明ができません。企業向けの有料サービスを使うことをお勧めします。

例④ クラウドストレージ

クラウドストレージは、 ファイルをインターネット上のサーバーに保存し、いつでもどこからでもアクセスできるサービスです。ファイルを送付したい時は、送付相手にクラウドストレージの共有用URLを伝えます。クラウドストレージでは、 ファイルへのアクセスを限られた人のみに限定することで、関係者以外がファイルを見られないようにします。ダウンロードの可否を設定することも可能です。さらに送付相手にもファイルのアップロードを許可すれば、送信も受信もクラウドストレージ上で完結します。また、アクセスがあった際、管理者に通知が届くように設定できるサービスもあります。

万が一送付先の間違いや共有するファイルの間違いが起きた場合、メール送付の場合、一度送ってしまうと取り返しがつきません。クラウドストレージの場合、 ファイルの共有リンクの無効化やファイルの差し替えなどの対策が可能です。ファイル転送サービスと同様に、 信頼できる運営会社が提供する企業向けの有料サービスを利用すれば、安心してファイルの受け渡しが可能です。