勤怠管理とは？ 目的や注意点、管理方法やツールをわかりやすく解説
従業員の勤怠管理は、企業の規模や業種を問わず、必ず行わなければならない業務の1つです。企業側が従業員の労働時間を正確に把握するだけでなく、従業員の健康管理や生産性向上のためにも重要です。また、テレワークが普及したことで、勤怠実態を正確に把握するという観点からも勤怠管理は注目を集めています。
本記事では、勤怠管理の基本的な考え方や、勤怠管理の方法別のメリット・デメリットを解説します。併せて、勤怠管理のツールや注意点についても見ていきましょう。
勤怠管理とは従業員の労働時間などを管理すること
勤怠管理は労働基準法で定められた企業の義務の1つで、従業員の労働時間などを数字的に管理することです。企業の規模や業種を問わず、従業員を雇用するすべての企業に勤怠管理を行う義務があります。
従業員の給与計算は、勤務時間を基に計算するものです。時間外労働などの割増賃金を含め、正確に計算して過不足なく給与を支払わなければ、賃金支払いの原則に違反することとなり、労働基準法違反となってしまいます。勤怠管理は労働基準法を守るためにも必須の業務なのです。
勤怠管理の項目
勤怠管理とは、具体的に従業員の勤務状況の何を管理するのでしょうか。ここでは、勤怠管理の項目の種類を見ていきましょう。
出勤時刻、退勤時刻、労働時間、休憩時間
勤怠管理の項目としては、出勤時刻、退勤時刻、労働時間、休憩時間があり、労働時間は出勤時刻と退勤時刻から休憩時間を差し引いて求めます。出勤・退勤時刻は1分単位で管理し、就業規則で決められた時刻内に出勤しているかなどを確認する役割もあります。
時間外労働時間、深夜労働時間、休日労働時間
法定労働時間を超えて働いた場合、割増賃金の対象となります。時間外労働、深夜労働、休日労働の割増率はそれぞれ異なるため、正確に時間を記録する必要があります。
労働日数、欠勤日数、休日出勤日数
1か月単位で労働日数や欠勤日数、休日出勤日数を把握し、法定休日を必要な日数取得できているか、休日出勤の振替休日や代休を取得できているかなどを管理します。特に休日出勤日数の把握は、過重労働を防止して、従業員の健康を管理するためにも欠かせません。
有給休暇の取得日数、残日数
有給休暇の取得日数と残日数の管理も行う必要があります。給与計算に必要なほか、雇用側には、年間10日以上の有給休暇が与えられているすべての従業員に、付与日から1年以内に最低5日間の有給休暇を取得させる義務があるためです。
遅刻・早退の回数と時間
遅刻や早退の回数と時間も記録します。遅刻や早退により時間数が足りなくなれば、給与を減額する場合も考えられます。また、頻度の高い従業員には、業務指導や配置換えなどの措置を取る必要もあるでしょう。
勤怠管理を正しく行うメリット
勤怠管理を通じて従業員の労働状況を正確に把握できれば、勤怠状況を改善して従業員の満足度を向上させたり、モチベーションアップにつなげたりする効果が期待できます。
適切な勤怠管理によって、業務の偏りがないか、従業員の心身に過度なストレスや疲労を与えていないかをチェックできるため、従業員の過重労働の防止や健康管理にもつながります。
また、労働実態を把握しにくいテレワークを導入している企業において、適切な勤怠管理を行うことは生産性の向上や企業への帰属意識の醸成、モチベーションアップなどの効果をもたらすためにも必要です。
勤怠管理の方法とそれぞれのメリット・デメリット
勤怠管理にはいくつかの方法があります。ここでは、4つの勤怠管理の方法と、それぞれのメリット・デメリットを見ていきましょう。
出勤簿など紙による管理
出勤簿など紙による管理は、カレンダー形式のフォーマットを用いて、紙面で勤怠管理を行う方法です。紙面には、出勤時刻や退勤時刻、残業時間などをはじめとした、勤怠管理に必要なあらゆる情報を記録します。
メリット
紙による管理には、1枚のシートに勤怠管理に必要な項目をまとめて記録できるという特徴があります。
デメリット
紙による管理のデメリットとしては、すべて手書きで従業員の自己申告によって記録されるため、不正申告やサービス残業、記載ミスなどが生じやすくなることが挙げられます。適正な労働時間の把握が難しいことや、アナログであることから労務担当者の集計業務の負担が大きい点もデメリットです。
タイムカードの打刻による管理
タイムカードの打刻による管理は、打刻シートをタイムレコーダーに差し込み、勤怠状況を打刻する方法です。1か月分の勤怠状況を、従業員1人につき1枚の打刻シートで管理します。
メリット
打刻用端末を用意すれば用紙の補給だけで済むため、低コストで導入できます。操作も簡単です。
デメリット
出勤・退勤時刻しか記録できない端末が多いため、時間外労働時間などの管理は別の方法で行う必要があります。また、社内にタイムレコーダーを設置するため、テレワークや社外勤務の場合はリアルタイムで打刻できません。打刻機能のみのタイムレコーダーの場合は、集計作業にほかのツールを使うことになります。誤って打刻してしまった際の修正などもあり、集計作業に多くのリソースを要するでしょう。
表計算ソフトによる管理
表計算ソフトによる管理は、Microsoft OfficeのExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトを使って、打刻から集計までを行う方法です。数式を設定することで、従業員が出退勤時刻を入力するだけで自動的に労働時間が計算されます。
メリット
無料のテンプレートも数多く存在するため、コストをかけずに導入できます。項目が細かく分類されているテンプレートもあるため、自社の勤怠管理に必要な情報や働き方に合わせて選べる点もメリットです。
デメリット
基本的に表計算ソフトの操作は従業員自身が行うため、客観的な勤怠管理が難しい点はデメリットです。入力ミスや不正申告も発生しやすくなります。記録する従業員数が多くなると、表計算エラーを起こすこともあります。
勤怠管理システムによる管理
勤怠管理システムによる管理は、勤怠管理システムをパソコンやスマートフォン、タイムレコーダーなどと連携して、打刻から集計、分析までを一貫して管理する方法です。クラウドサービスで提供されているシステムも多く、打刻方法もWeb打刻やICカード、指紋認証、顔認証、GPSなど様々です。
メリット
リアルタイムで打刻でき、集計や分析にかかる手間も軽減できます。給与システムと連携すれば、転記する作業も不要で、給与計算の効率化やミス防止にもなるでしょう。また、一定の基準でアラート機能を設定すれば、労働過多の従業員に対して自動的にアラートを送るなどの措置が可能です。クラウドサービスのシステムなら、テレワークや社外労働の多い従業員がいる企業でも、効率的に勤怠管理を行えます。
デメリット
システムの導入にコストがかかり、企業規模や管理体制によっては運用コストが高くなる可能性があります。システム選びでは、自社の雇用形態に合っているか、操作性に問題はないか、セキュリティ面は安全かなど、チェックすべきポイントも多いため、導入までには一定の時間を要します。
勤怠管理の注意点
勤怠管理は多くが自己申告制のため、実態をつかみにくい点には注意しなければなりません。テレワークを実施する企業では、特に勤務実態を把握しにくくなります。
例えば、勤務時間の虚偽報告によるサービス残業を企業が放置し、それが発覚した場合には、次のようなリスクがあります。
- サービス残業の発覚によるリスク
-
- 従業員が健康被害を受ける
- 労働基準監督署から監督指導が入る
- 労働基準法違反による罰則（6か月以下の懲役または30万円以下の罰金）
- 企業イメージの低下とそれに伴う損害（顧客や取引先からの信用低下、採用活動の困難化など）
- 未払分の賃金に遅延利息や付加金が上乗せされる
このようなリスクを避けるためにも、自己申告制の勤怠管理を行う場合は、従業員に対して適正に記録すべき理由を周知・指導した上で、必要に応じて実態調査を実施すると良いでしょう。
PCログ管理による客観的な勤怠管理とは
PCログとは、パソコンなどの端末の使用履歴の記録で、ログを残すことで起動やシャットダウンの時間がわかります。日常的にパソコンを使用する業務を行う従業員の勤怠管理では、このPCログを管理することで、実態に即した正確かつ客観的な勤怠管理がしやすくなります。
- PCログによる勤怠管理のメリット
-
- 自己申告ではない、客観的な記録を基に勤怠管理ができる
- テレワーク環境でも、実態に即した勤怠状況を把握しやすい
- 打刻忘れに対処できる
- 打刻修正の申告を受けた際は、事実かどうかを記録から確認できる
- PCログによる勤怠管理のデメリット
-
- 退勤時のパソコンの消し忘れや、業務上の移動時間などの可能性があるため、PCログの管理だけでは正確な勤怠管理が難しい
- 手作業でのPCログ管理は手間がかかるため、ログ収集ツールを利用する必要があり、導入コストがかかる
PCログを活用しつつ勤怠管理業務の負担を抑えるためには、勤怠管理システムと連携できる管理ツールもお勧めです。また、勤怠管理システムの中には、PCログの取得機能を搭載した製品もあります。
勤怠システムやPCログ管理で勤怠管理の精度を高めよう
労働基準法違反を防ぐためにも、勤怠管理は正確に行う必要があります。自己申告に頼らない勤怠管理ができれば、過重労働による様々なリスクを防ぎつつ、労働環境の改善や従業員のモチベーションアップなどの効果も期待できます。正確な勤怠管理に課題を感じているなら、勤怠管理システムやPCログ管理のツールを利用することで、管理業務を効率化しつつ、従業員にとって働きやすい職場作りに役立てられるでしょう。
インターコムの「MaLion」シリーズは、OSのログオン監視機能によって、終業時間を超えて労働しようとする従業員にアラートを表示できます。また、様々な勤怠管理システムと連携でき、パソコンの稼働ログも収集できるため、テレワーク中の従業員でも正確に労働時間や業務状況を管理することが可能です。
勤怠管理に役立つ管理システムの導入をお考えなら、「MaLion」シリーズの導入をご検討ください。
