テレワークやリモートワークの勤怠管理の課題は？　管理方法を解説

労働実態の把握が困難

テレワークでは、働く姿を他者が直接目にする機会が少なくなります。会議中など一部の時間を除き、勤務状況を管理者が目視で確認することができません。そのため、勤怠管理は自己申告のみという企業もあります。
しかし、従業員全員が正確な報告をするとは限りません。管理者の確認が行えないまま自己申告ベースの管理を行っていると、遅刻の隠蔽やサービス残業の発生といった問題が起こる可能性もあります。

また、自宅で仕事をしていると、平日にしかできない自宅近くの用事のための外出がしやすくなるため、中抜けをする従業員も出てくるかもしれません。出社中の短時間の離席に比べ、頻度や時間が長くなる可能性が高いことから、中抜け時間の把握やルールの策定が必要になってきます。

コミュニケーションがとりづらい

テレワークでは、従業員の勤務状況などを目視で確認することができません。実際に勤務中か、業務の進捗はどうかなどを確認したい場合は、スケジュール表を確認したり、チャットツールや電話など、何らかの方法で本人に確認をとったりすることが必要で、どうしても本人がすぐ近くにいる状況と比べて手間と時間がかかります。「明日いないけどよろしく」「もし◯◯があったらこうしておいて」といった気軽なやりとりも生まれにくいでしょう。

勤怠管理の面でも、他の従業員から「◯◯さんは先週金曜日にいなかった」「そういえば早退していた」といった情報が得られにくいため、打刻からわかる勤務状況と実態のすり合わせを直感的に行うことは難しくなります。

成果を出す過程が見えづらく、プロセス重視の評価や勤怠管理ができない

テレワークでは、どのような働き方をしているのか、成果を挙げるためにどのようなプロセスを踏んでいるのかといったことが見えづらくなります。また、残業が多い従業員について、残業時間中に業務に集中できているのか、本当に必要な残業なのかを判断するのも困難です。

これは、テレワークの勤怠管理ではどうしても発生してしまう問題なので、業務時間などのプロセスを重視した評価をしている企業は、テレワークに適した方法に評価基準を見直す必要があります。
しかし、例えば法務・総務・人事といったバックオフィス業務などのように、成果を明確な数字で評価できない業務もあります。さらに、評価基準を変えることについて従業員の理解を得るのも容易ではありません。
テレワークでは、プロセス重視の評価の前提となる公平な勤務状況の確認が難しくなるため、勤怠管理と評価方法の見直しという課題が発生する可能性があるのです。

ExcelやWordなどの出勤簿への記入

最も手軽に始められる方法として、ExcelやWordなどで作成した出勤簿をクラウド上で共有し、従業員が毎日始業・終業時刻を記入するという方法があります。コストがかからず、シンプルな運用ができる点がメリットといえますが、自己申告制であるため、退勤の記録をした後に残業をする隠れ残業のように記録と実態が乖離する可能性を排除できず、改ざんのリスクがある点に注意しなければなりません。

また、操作ミスで他の従業員の記録を書き換えてしまう可能性もあるため、記録の信頼性や操作の正確性を確保する工夫が求められます。

勤怠管理システムによる打刻時間の管理

システム上で出退勤時間を記録できる勤怠管理システムを導入すれば、出社しなくても画面上で出勤や退勤の打刻が可能です。ExcelやWordなどの出勤簿に記入する方法とは異なり、記録の改ざんは難しいといえます。
ただし、勤怠管理システムの打刻で記録される出退勤時間は、あくまでも自己申告です。テレワークでは、打刻された時間に本当に出退勤したかどうか、管理者が確かめることはできません。退勤の打刻をした後でサービス残業をするなど、問題のある働き方が発生する可能性もあるでしょう。

従業員が自主的に行ったサービス残業であっても、企業側が黙認していたとみなされれば、問題視される可能性が出てきます。勤怠管理システムの打刻によって勤怠管理をする際は、実態との乖離に注意しなければなりません。

ログ管理システムなどによる労働時間の把握

ログ管理システムでパソコンの稼働時間を確認すれば、自己申告による打刻のみを確認するよりも、正確に従業員の業務時間を把握できます。

ログ管理システムとは、社用パソコンなどのログオン・ログオフを含めた操作状況を確認できるシステムです。ログオン・ログオフ時間と勤怠管理システムなどの打刻時間を照らし合わせて差異がなければ、自己申告が正確であることの裏付けになります。反対に、ずれがあったときは、そのずれの原因を確認すれば、実態を把握することが可能です。例えば、パソコンをつけずに電話対応をしていた、パソコンを消し忘れていたといったケースが考えられます。

勤怠管理システムの中には、パソコンのログオン・ログオフ時間も把握する機能がついているものもあります。現在、利用中のシステムにログ監視機能がついている場合は、積極的に活用しましょう。この機能がない場合は、勤怠管理システムと連携がとれるログ管理システムを導入するのがお勧めです。

ログ管理を活用した勤怠管理について詳しくは、下記の記事をご参照ください。

併せて読みたい

• PCログによる勤怠管理とは？　メリットや注意点、ログの収集方法を解説

タスク管理ツールによる業務状況の把握

タスク管理ツールとは、チーム内のメンバーが抱えているタスクやプロジェクトの進捗状況などを管理・共有できるツールです。
直接的に出退勤時間などを記録できるわけではありませんが、作業の進捗状況を可視化することで、長時間労働などが発生するリスクを事前に把握したり、業務の進め方を再検討したりといった対応がスピーディーにできます。

チャットや電話による報告・相談

チャットツールや電話で始業時間、終業時間を報告するという方法で業務時間を把握することも可能です。業務に関する相談や雑談を併せて行うこともできるため、コミュニケーション不足の解消に役立ちます。

ただし、チャットや電話では、勤怠管理システムのように出退勤時間を記録・集計することができません。報告を基に、別途台帳を作成する必要があります。また、過度な状況報告を求めると、従業員に負担がかかってしまいますので、無理のない運用方法を検討しなければなりません。

Web会議システムの常時接続

テレワーク中の従業員とWeb会議システムで常時つながっていれば、同じ社内で働いているのと同じように勤怠状況の確認を行えます。気軽にコミュニケーションをとることもできるようになるでしょう。

反面、従業員が「監視されている」と感じてしまい、心理的な負担にもつながりかねません。密接なコミュニケーションを必要とするプロジェクトに従事しているあいだだけ接続を行うなど、利用シーンを区切って活用するのがお勧めです。

従業員にとって使いやすいものを選ぶ

勤怠管理システムやタスク管理ツールは、実際に利用する従業員にとっての使いやすさが重要です。使いにくいツールの使用を強制されると、業務効率の低下やストレスにつながります。現場目線で、スムーズに使えるツールかどうか検討してください。従業員に対する十分な説明や、疑問点や不安点の解消も大切です。

コストと機能が最適なものを選ぶ

勤怠管理システムやログ管理システム、タスク管理ツールといった各種ツールには、無料で使えるものも有料のものもあります。とはいえ、本格的に勤怠管理に活用したいのであれば、有料ツールを使う必要があります。特に、勤怠管理システムやログ管理システムで一定以上の機能を希望する場合、無料システムでは対応しきれません。
初期費用や月額費用の額はシステムによって異なりますが、高機能のシステムはどうしてもコストも高くなります。自社に必要な機能を検討し、過不足のないシステムを選ぶことがコストの最適化につながるでしょう。

自社の働き方に対応しているものを選ぶ

勤怠管理システムは、自社の働き方に対応したシステムを選ばなければなりません。例えば、自宅や事務所など、特定の場所以外での打刻を認めないのであれば、位置情報による打刻操作の制御機能が利用できるシステムを導入しましょう。
さらに、フレックスタイム制やシフト制などを採用している企業は、自社の働き方に対応できるシステムを選ぶ必要があります。

各ツール間での連携ができるものを選ぶ

勤怠管理システムやログ管理システムが別のシステムと連携できれば、給与計算や勤怠管理の業務効率化に役立ちます。
勤怠管理システムと給与計算ソフトを連携すれば、自動で勤怠状況を取り込み、給与に反映させることができます。また、勤怠管理システムとログ管理システムを連携させて、自己申告の打刻時間と社用パソコンへのログイン・ログオフ時間を照合することも可能です。
現在使用中のシステムや、これから導入予定のシステムと連携をとりやすいシステムやツールを選ぶことをお勧めします。

サポート体制が充実しているものを選ぶ

システムを導入した後に発生する疑問やトラブルに迅速に対応してもらえるかどうかは、継続的な運用の成否を左右するポイントです。操作方法のレクチャーや、導入時の設定支援、運用中のトラブル対応など、充実したサポート体制があるかをチェックしましょう。

法令改正に伴うアップデート対応のスピードや、電話・メール・チャット・画面共有といった利用可能な問い合わせ手段も確認しておくと安心です。

システムを導入しただけでは適切な勤怠管理は実現できない

システムを導入しただけでは、適切な勤怠管理は実現できません。例えば、打刻のタイミングや中抜け・早退・休憩時間の申請方法、イレギュラー時の対応など、運用ルールを明確に定めておく必要があります。

マニュアルや社内ガイドラインを用意し、従業員自身が内容を確認できる状態にしておくことで、トラブルや誤操作の防止につながります。また、休憩時間の変更など、許可できない対応がある場合は、その旨もルールやマニュアルで明記しておきましょう。

隠れ残業が発生しやすい

テレワークでは、退勤打刻をした後に再び業務に取り組む隠れ残業が発生しやすい傾向があるため、勤務状況を可視化する必要があります。隠れ残業が発覚した後に正確な残業時間を算出したら、法令で定められた労働時間の上限を超過していたといった事態になりかねないため、企業としての法令遵守にも支障をきたします。

このような状況を防ぐためには、打刻時間だけでなく、パソコンのログオン・ログオフ時間も併せて記録できる仕組みを導入し、打刻と実態の乖離が見られた場合には本人へのヒアリングや注意喚起を行うなどの対応が有効です。

長時間労働に陥りやすい

テレワーク中は、上司の目が届かないことから、たとえ隠れ残業をしていなくてもつい長時間労働に陥りやすい環境にあります。そのため、残業時間が法定上限に近づいた際に自動的にアラートを出すなどの仕組みが必要です。

勤怠管理システムの中には、残業時間をリアルタイムで集計し、警告を表示できるものもあります。こうした仕組みを活用することで、未然に過重労働を防止し、従業員の健康と法令遵守の両立が図れます。

深夜残業が発生しやすい

上司の目が届かないテレワーク環境では、深夜残業も発生しやすくなります。深夜や早朝にログインして業務を行うことは、健康リスクを高める要因となります。事前申請なしの深夜残業は企業も把握が難しい一方で、是正措置が遅れると健康被害が発生しかねません。

そこで「22時以降は原則として業務を禁止し、申請のない場合は自動ログオフ」といった制限を設けることで、過重労働の抑止力になります。ツールによってログイン可能な時間帯を制御できる仕組みがある場合は、積極的に活用するとよいでしょう。