サービス残業とは？ 発生するパターンやリスク、防止方法を解説
サービス残業は労働基準法違反となるため、企業は従業員による自主的なサービス残業を把握し、残業代を支払わなければなりません。しかしサービス残業が行われていそうだという認識はありながら、防ぐ方法がわからないというケースも多いのではないでしょうか。
本記事では、サービス残業の基礎知識や発生するパターン、リスク、防止方法について解説します。労務管理に悩んでいる場合は、参考にしてください。
サービス残業とは、残業代が支払われていない時間外労働のこと
サービス残業とは、賃金の支払いがない時間外労働や休日労働です。本来、企業は残業時間に応じて1時間あたりの賃金や割増賃金を支払う必要があります。しかし従業員が自主的にサービス残業をしている場合には、正確な残業代の支払いができません。
なぜなら、勤怠管理システムやタイムカードに記載する出退勤時間は、従業員の打刻操作により実労働時間とは異なる時間を記載できる仕組みになっているためです。自主的なサービス残業があった場合には、企業が把握することは簡単ではありません。
しかし、サービス残業が発覚すると企業に責任が発生し、未払い残業代の支払いだけでなく、罰則が適用される可能性もあります。また、サービス残業を認める企業だと社会的に認識されてしまうと、企業の信用やブランドイメージが落ちるリスクもあります。企業は、サービス残業が起きないよう、万全な対策を取らなければなりません。
サービス残業の違法性の根拠
サービス残業は、労働基準法に違反する行為です。労働基準法第37条第1項※では、労働者が法定労働時間を超えて働いたとき、休日労働、深夜労働をしたときには割増賃金を支払わなければならないと定められています。
サービス残業は企業が強要するケースはもちろん、従業員が自主的に行ったケースも違法となるため、注意しなければなりません。
サービス残業が発生してしまうパターン
サービス残業は、どのような状況で発生してしまうのでしょうか。サービス残業が発生してしまう主なパターンは、主に下記の6つに分かれます。
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残業時間の過少申告
長時間残業への改善指導などがある企業では、従業員は残業時間を過少申告してしまうことがあります。一般的には、残業の原因は就業時間内に仕事が終わらないことだと考えられますが、仕事量を調整できず、残業しなければタスクを処理できない状況では、過少申告でしか改善指導を避けられないのです。
特にテレワークではプライベートとの境界が不明確になることから、過少申告につながりやすいといえます。テレワークの環境では仕事をしている姿を直接見られないため、終業の打刻後にサービス残業をしていても、管理職が気付くのは困難です。
朝残業
朝残業も、よく見られるサービス残業のパターンです。夜遅くまでの残業を禁止するために、20時など一定の時刻になるとパソコンやシステムが使えなくなるような仕組みを採用する企業もありますが、その時刻までに仕事が終わらない場合には、翌朝に早出出勤をしなければなりません。早出出勤とは、例えば9時始業の職場で8時に出勤して仕事を開始するなど、始業時間より前に仕事をすることをいいます。
早出出勤も就業時間外の勤務になるため、残業の支払いが必要です。しかし、管理職が早朝に出勤していない場合は早出出勤の実態が発覚しづらいため、残業申請を出さないサービス残業が行われているケースも少なくありません。
時間外での打ち合わせの発生
就業時間外に顧客や取引先と打ち合わせがある場合に、サービス残業が行われるパターンもあります。社外での打ち合わせとはいえ、就業時間外に勤務をしていることに変わりありません。しかし「打ち合わせ開始時間が遅いから」などの理由で、打ち合わせ前に終業の打刻をして、自発的にサービス残業してしまうのです。
営業職など顧客や取引先とのやりとりが多い部署では、社外で打ち合わせをすることも多く、実態を把握しにくくなります。
申告なしの仕事の持ち帰り
残業申請をせず、自宅に持ち帰って仕事をする「持ち帰り残業」も、サービス残業でよく見られるパターンです。働き方改革によって残業を規制する企業が増えたため、就業時間内に仕事が終わらないと終業の打刻をして帰宅する姿を見せながら、こっそり自宅やカフェなどで持ち帰り残業をするのです。
また、「自宅やカフェのほうが集中しやすいから」という理由で、積極的に持ち帰り残業をするケースもあります。持ち帰り残業はテレワーク同様、管理職が実態を把握するのは困難です。
みなし管理職と管理職の混同
実態はみなし管理職（名ばかり管理職）であるのに、管理職だと勘違いすることによって、サービス残業が発生することもあります。
管理職は、労働基準法で労働時間管理の対象外とされているため、管理職が時間外労働をしても残業代は発生しません。しかし、肩書きは管理職でありながら、実態は法律が定める管理監督者に該当していないケースが散見され、このような従業員はみなし管理職と呼ばれます。
みなし管理職が残業した場合には、当然ながら残業代を支払わなければなりません。企業側としては管理職の肩書きを付しているため、「管理職にあたると思っていた」と勘違いして残業代を支払っていないケースがあります。
みなし残業代制度の勘違い
みなし残業代制度のある企業で、従業員が制度の趣旨を勘違いしてサービス残業が発生することも、よくあるパターンです。
一定の残業時間の基準を定め、あらかじめみなし残業時間までの残業代を固定金額として支払う「みなし残業代制度（固定残業代制度）」を導入している企業もあります。そのような企業では、みなし残業時間分までの残業に対しては、残業代を支払う必要はありません。
一方、みなし残業時間よりも実際の残業時間が長くなると、超過分の残業代の支払いが必要です。しかし従業員の中には「超過しても残業代は支給されない」と勘違いし、正しい打刻を行わずに、意図せずサービス残業になっているケースがあります。
サービス残業が発生した場合のリスク
従業員による自主的な残業であっても、企業が把握できずにサービス残業となってしまった場合は、企業に様々なリスクが発生します。サービス残業による企業側のリスクとして代表的な例は、下記4点です。
未払い残業代の支払いと罰則適用の可能性がある
サービス残業が発生した場合、未払い残業代の支払いと罰則適用の可能性があります。
従業員が、業務上の必要がないにもかかわらず残業をしていた場合には、企業が残業代を支払う必要はありません。しかし、業務過多によるサービス残業や、労働基準法の定める上限時間を超えた残業があった場合には、「業務上の必要があって残業をしていた」と認定される可能性が高くなります。その場合、未払い分の残業代を支払わなければなりません。
未払い残業代の請求を受けた場合は、最大で3年間分の未払い残業代を支払う必要があります。従業員との話し合いで解決せず裁判になり、企業側が敗訴した場合には、さらに遅延損害金や付加金の支払いが命じられる場合もあるため、注意が必要です。
また、残業代の未払いがあると、労働基準法に違反したことへの罰則として、企業の経営者に6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が適用される可能性があります（労働基準法第119条第1号）。
適切な人事評価ができなくなる
実働時間を把握できないサービス残業が発生すると、サービス残業をして出した成果であるにもかかわらず、就業時間内の短時間で出した成果だと判断してしまう過大評価をすることになるため、注意が必要です。場合によっては、能力以上の業務を割り当てることになり、さらにサービス残業につながる恐れもあります。
サービス残業をした従業員を基準に人事評価をすると、ほかの従業員の評価にも影響が出る事態になりかねません。
従業員の労働意欲が削がれる
サービス残業とは、対価がないまま労働をすることであるため、当然、サービス残業が続くと従業員は「損をしている」と感じ、労働意欲が削がれます。またサービス残業の時間が長くなるほど、プライベートの時間や睡眠時間が減り、モチベーションの低下につながる点にも注意が必要です。
モチベーションが下がったままでは生産性が低下するばかりか、転職を検討することも考えられるため、早急に対処しなければなりません。
機密漏洩の可能性がある
勤務時間の過少申告などは、管理職の監視がない場面で行われることがほとんどです。特に仕事を持ち帰って残業する場合には、顧客データや売上データなどの重要情報を社外に持ち出している可能性があります。もしパソコンの置き忘れやUSBメモリの紛失といったインシデントが発生すると、情報漏洩という最悪の事態につながりかねません。
情報漏洩は会社全体の信用問題やブランドイメージの失墜を招くため、注意が必要です。
サービス残業を防ぐ方法
サービス残業には様々なリスクがあるため、可能な限りサービス残業を発生させないように企業側で対策をすることが重要です。サービス残業を防ぐためには、主に下記3つの方法があります。
自主申告に頼らない正確な労働時間の把握
企業の勤怠管理では、従業員一人ひとりがWebツールやタイムカードなどに出退勤時間を入力するのが一般的です。しかし、自己申告だけに頼った勤怠管理では従業員が出退勤時間を操作しやすく、自主的なサービス残業が発生しやすくなってしまいます。そこで、業務用パソコンの稼働時間をログから把握して、勤怠管理システムと連携し、自己申告の出退勤時間と実際の労働時間との差異を確認するのが有効な解決策となります。システムを導入することで、手間なく正確にサービス残業を把握することが可能です。
サービス残業の危険性の周知
サービス残業を防ぐには、全社的にサービス残業を禁止し、その危険性を周知することも重要です。従業員の中には、自分の意思でサービス残業をしているので問題ないと考える人もいます。また、企業側に罰則の適用があったり、適切に人事評価ができなかったりするようなリスクがあることも、知られていない可能性があります。
そこで、部署ごとの会議や研修などで、定期的にサービス残業の禁止ルールと危険性を伝えるのがお勧めです。企業で働く上のルールとして伝えることで、自主的なサービス残業を減らせる可能性が高まります。
ノー残業デーの実施
ノー残業デーを設け、決められた曜日や期間は残業をしないことを徹底する方法も、サービス残業の防止には有効です。企業の中には、残業するのが当たり前という雰囲気が定着しているケースもあるでしょう。ノー残業デーを実施すると、「残業しづらい」という雰囲気を社内に定着させる効果が期待できます。また、残業できないことから就業時間内に終わらせるよう仕事に取り組むため、業務の効率化や集中力向上などにつながる可能性もあります。
労働時間を適切に把握して、サービス残業を防ごう
サービス残業が発生すると、企業は未払い分の残業代の支払いだけでなく、罰則適用などのリスクも発生するため、可能な限り防ぐ手立てを講じなければなりません。勤怠管理を正しく行うには、従業員からの申告だけに頼ることなく、ツールを利用してパソコンの稼働時間を把握することが重要となります。
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