課題別！ 給与明細電子化の成功例 ～総務人事部門の「業務効率化」を！～
平成18年に改正された所得税法により給与・賞与明細や源泉徴収票の電子交付が法的に認められ、そのメリットの大きさから中小企業でも給与明細電子化ソフトの導入が進んでいます。
明細の電子化は、紙の明細に比べ、作成・配付など給与業務の手間を解消し、作業時間や費用を大幅に削減します。また明細を受け取る従業員にとっても、PCやスマートフォン、タブレットなどアクセス方法を自由に選択して、好きな時間に明細を閲覧できるため、給与業務担当者・従業員どちらにとっても利便性の高いシステムです。
今回は、実際に明細の電子化に成功した企業が、導入前にどのような課題を持っていたのか、また導入の結果どのように業務が変化したのかを、累計実績2600社161万人の給与明細電子化ソフト「Web給金帳」を導入した企業を例にご紹介いたします。
給与明細電子化検討の目的
給与明細電子化の代表的な目的は「作業時間削減」、「経費削減」の2つです。その背景は企業によって様々ですが、主に従業員数の増加やパート・アルバイトなどシフト制勤務の従業員が多い企業で紙の明細書作成・配付に非効率を感じ、給与明細電子化を検討し始めています。
課題別 給与明細電子化の成功事例
【課題】パート・アルバイトの入れ替わりが多い
| 業種 | サービス業 |
|---|---|
| 配付人数 | 300名 |
| 概要 | パート・アルバイト従業員の入れ替わりが多く、退職者へ渡せなかった出勤最終月の給与明細が、事務所に溜まっていた。明細を電子化することで、退職者が事務所に来なくても明細を確認できるようになり、無駄な紙明細の作成・保管のコスト削減を実現した。 |
【課題】従業員数が多く、作業に膨大な時間がかかっている
| 業種 | 派遣業 |
|---|---|
| 配付人数 | 1200名 |
| 概要 | 総従業員数1200名分の明細作成・出力・封入・封かん・郵送に4人がかりで丸1日かかっていた。給与明細電子化によって、手間を解消し、作業時間を大幅に短縮できた。さらに用紙代や郵送費など給与業務の関わるトータルコストも半分以下に削減した。 |
【課題】シフト制の勤務で明細配付に手間と時間がかかる
| 業種 | 病院 |
|---|---|
| 配付人数 | 200名 |
| 概要 | シフト制の勤務のため、支給日当日に出勤していない従業員へ、明細を配付できず、管理の手間がかかっていた。給与明細電子化によって従業員はPCやスマホ、携帯電話などで好きなときどこからでも明細を閲覧できるようになり、管理の手間を解消、従業員の利便性も向上した。 |
【課題】給与計算業務を受託している
| 業種 | 社労士事務所 |
|---|---|
| 配付人数 | 550名 |
| 概要 | 顧問先の給与計算の受託をしているが、支給日前の１週間は給与明細の印刷、封かん、仕分け、郵送手続きの作業に追われ時間がとられていた。Web化できれば簡素化できるのではとのことから、給与明細を電子化を検討。数時間で明細配信が完了し、人件費や郵送費など削減に成功した。 |
これらの例を見てわかるように、もともと「作業時間削減」か「経費削減」いずれか一方の目的で給与明細の電子化を検討した結果、もう一方の効果も得ています。さらに、明細を電子化することで、従業員はいつでもどこからでも安全に明細を確認可能となり利便性向上にもつながります。
給与明細を電子化することで、これまで給与明細の作成にかかっていた時間や手間を大幅に削減し、他の業務に時間を使うことができます。給与明細を自動で作成、配信するため、人為的なミスの発生も減らすことができます。
給与業務のフロー
給与明細の作成には用紙代と人件費、企業によってはさらに配送費やその他の経費がかかります。電子化するとこれらのコストが一切不要に。
1年間のコスト比較（社員500人の場合）
【明細作成時間】2分 / 枚 【回数】給与12回＋賞与2回
【1回分の支出】用紙代：25円×500人＝12,500円 人件費：1250円×16.6時間＝20,750円
【合計】33,250円
まとめ
- 給与明細電子化の効果は作業時間削減と経費削減の２つがある
- きっかけはどちらかの目的であっても、結果的にもう一方効果も得ることができる
- 業種問わずに採用されている
いかがでしたか。企業の業種や勤務形態、従業員規模、事業所数などによって、給与明細電子化に至った経緯や課題は様々です。貴社と同じ課題をもった企業がどのように明細電子化を果たしたか知ることで、よりスムーズに電子化を進めることができるはずです。今回、給与明細電子化に成功した企業厳選6社のより詳細な成功事例をまとめましたので、ぜひご参考資料としてご活用ください。
