FAX振り分けの手間をなくしたいと思ったことはありませんか？

毎日大量に届くFAX。目視で担当部署や担当者を見分けて、振り分けを行いながら「手間がかかりすぎ！」と感じたことはありませんか？

このような課題の解決にはFAXの電子化がおすすめです。

FAXの電子化とは

受信したFAXを電子データとして共有フォルダや電子メールに保管するシステムのことです。FAXをペーパーレス化し、業務効率化や場所を選ばない働き方を実現します。

FAXを電子化することで、担当者への仕分け作業を自動化できます。

実際にFAXを電子化した企業の担当者が口をそろえて挙げるメリットは「FAX業務が楽になった！」という点です。紙によるFAXをやめて電子化することで、何度も複合機までFAXを取りに行ったり、目視で担当者に振り分けたりする、日々のFAX業務の負担がなくなります。

方法はとても簡単、事前にFAX番号と振り分け先を登録しておくだけです。FAXを受信した際、事前に登録されたFAX番号ごとに、対象のフォルダに振り分けられます。

これまで人の手で時間をかけて行っていた作業をしなくて済むので、業務効率化、時間短縮、人為ミス防止につながります。

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FAXを電子化するメリット

FAXの電子化のメリットは受信FAXの振り分けだけではありません。紙で送受信、保管していたFAXを電子データ化することで、ペーパーレス化を実現し、用紙代やインク代などのコストをカットできます。さらに、電子化・ペーパレス化には、以下のようなメリットもあります。

事務的な作業負担や作業時間を削減できる

受信したFAXを印刷し、広告などの迷惑FAXを自動で除外したり、宛先から担当者を判断して振り分けたり、といった事務的な作業がすべてなくなります。これまでかかっていた負担や作業時間から解放され、コア業務に集中できます。

保管の手間を解消し、必要なFAXが簡単に見つかる

データ化されたFAXは自動で指定のフォルダに振り分けられるため、ファイリングなど保管の手間がかかりません。また、送信元の社名や電話番号などで検索すれば必要なFAXが簡単に見つかり、探す手間もなくなります。

どこにいてもFAX業務ができ、利便性が上がる

クラウドサービスでFAXを電子化すれば、自宅や外出先からでもFAXの確認、返信が可能です。どこにいてもFAXを確認できるため、迅速な顧客対応やテレワークなどの柔軟な働き方を実現します。

担当者の負担を解消して働きやすい環境に

FAXの電子化という言葉は耳にしたことがあっても、「今のやり方に慣れているし……」 「うちはまだいいかな。」と感じて、検討を見送っていた方もいるのではないでしょうか。

ただ、担当者に負担がかかる環境を放っておくと、ミスが発生する、離職率が上がる、人が定着しないなどの課題が積みあがっていきます。新しいサービスを取り入れて、「自動化できる単純作業」と「人が考えながら行う業務」をうまく切り分けることが、働きやすい環境づくりのポイントです。FAXを電子化して業務効率化をしてみませんか？

実際にFAXを電子化した企業の声をまとめた資料をご用意いたしました。FAX電子化のご参考にぜひご活用ください！