FAX電子化、導入の流れ

商品選定から契約、本稼働までの流れは以下の通りです。最も重要なのは最初の要件の洗い出しです。特に現状何枚FAXを送受信しているのかと、業務の中で課題に感じていることは何かを明確にしましょう。

① 要件の洗い出し

• 毎月何枚FAXを送受信するか。
• 何名が利用するか。
• いつから使いたいか。
• ほしい機能は何か（FAXの自動振り分け、自動返信や編集、誤送信防止機能など）
• FAX番号は維持したいか。

② サービス選定

• インターネット検索や資料請求をする。
• 無料トライアル（トライアル版）を利用する。

③ 契約

• 最適な商品を選択して契約する。

④ 導入作業

• 環境を構築してもらう。
• 初期設定を行う。

⑤ テスト運用

• 既存のFAX/複合機と併用してサービスをテスト運用する。
• 初期設定を行う。

⑥ 本格稼働

• 完全移行完了、本稼働へ。

契約後から本格稼働までのスケジュール

サービス選定や無料トライアルの活用を経て契約を締結したら、導入作業に移ります。契約したサービスによりますが、お客様の利用環境に合わせた環境を構築してもらいます。環境構築後は、担当者が初期設定を行います。取引先のFAX番号などのアドレス帳や送信元ごとにフォルダに振り分けるための条件などを登録します。

事前準備が済んだ約1か月目から実際に運用を開始します。急に紙のFAXから切り替えるのではなく、初めの1か月は並行運用しましょう。一通りFAX電子化後の業務の流れを経験し、問題ないことを確認できたら紙のFAXからクラウドFAXサービスに完全移行しましょう。移行作業を慎重に行って、約2～3か月で本格稼働を開始できます。

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まとめ

いかがでしたか。今回はクラウドFAXサービス導入までの流れをご紹介いたしました。FAX業務に課題は感じていても「何から始めてよいかわからない」方は、まずは現状のFAX業務の確認と、課題の洗い出しを行いましょう。クラウドFAXサービス「まいと～く Cloud」では、お客様の要件に合わせて最適な環境をご提案いたします。相談をしながら改善点を洗い出したい方は、是非お気軽にご相談ください。