機能(ファイル宅配ボックス )

総務の働き方改革を推進させる充実機能

ファイル宅配ボックス

従業員に配付したいファイルや個別データを、対象の従業員一人一人へ一括配付・回収できる機能です。
個別データのサンプルを見る

ファイル宅配ボックスを活用して
弥生給与での源泉徴収票配付が可能

弥生給与で作成されたPDFファイルの源泉徴収票をファイル宅配ボックスで配付が可能

ご利用には条件があります。詳細はご紹介資料でご確認ください。

ファイル宅配ボックスを活用して
PCA人事管理での労働条件通知書の配付が可能

PCA人事管理で作成されたPDFファイルの労働条件通知書をファイル宅配ボックスで配付が可能

社員が希望した場合にご利用できます。また、到達確認も行うようにしてください。
PCA人事管理DX/hyper Ver.5.01からご利用可能です。

テキスト情報の配付/回収

エクセル(Excel)などで社員に個別に通知したい内容をまとめ、
CSVファイルにしてアップロードし、対象の社員にテキストで情報を通知できます。
必要に応じて、配付したファイルを社員に返信いただくことで情報を更新することもできます。
導入前
「エクセルで管理しているデータを更新したいけれど、従業員ごとにメールで確認して、データを修正をするのは手間がかかる……」
従業員ごとにエクセルを分割、それぞれに送信する必要がある。
導入後
エクセルで作成したリストを従業員に個別配付し、データの確認から修正依頼までできます。 配付ミス防止など安全にデータ更新が可能です。
用意するエクセルは1つ。
「Web給金帳Cloud」で個別データの作成から送信までを行う。

ファイルの配付/回収

PDFなどのファイルを一括アップロードし、対象の社員に配付できます。
必要に応じて受領した旨を返信したり、送付したファイルに追記して返信したりできます。
導入前
「給与明細書を電子化しても、これまで同封していた書類は、結局手渡しが必要なんだけど……」
給与明細書を電子化しても負担はあまり変わらない。
導入後
今まで同封していたワードやPDFなどのファイルを従業員に個別配付できます。印刷・封入作業ゼロで作業の負担を解消します。
オフィス文書をそのまま活用。
「Web給金帳Cloud」で給与明細以外も個別にファイルを送れる。

様々なファイル形式に対応

ワード(Word)やエクセル(Excel)はもちろん、PDFやパワーポイント(PowerPoint)など、
総務部門が発行している様々なオフィス文書の配付に活用できます。

【例】給与改定、歩合給、保険料変更、給与辞令、査定表、勤務実績表

配付から回収まで可能

個別データやオフィス文書配付時に回答要求を設定することで、従業員に回答の入力や記入後のファイルをアップロードさせて回収できます。
併せて回答締切日を設定することで、その期日を過ぎても回答がない従業員に対して、自動で督促メールを配信できます。

(例)人事評価シートの配付・回収

① 総務担当者が各従業員用の評価シートを一括アップロードする

② 従業員が配付された人事評価シートをダウンロードして必要事項を記入

③ アップロードをして総務担当者に返送

④ 期日までに返送されていない場合、自動で催促メールを配信

機能一覧

配信ファイル設定

同じファイルを全員に一括配付したり、個人ごとに異なるファイルを一括配付できます。

配信日時設定

作成した配信ファイルを従業員へ配信する日にちと時刻を指定できます。

回答要求設定

受信者が配信者に対して、配付したファイルやメッセージへ必要に応じて回答を要求できます。

回答締め切り日時設定・督促メール設定

受信者が配信者に対して回答できる期日を設定します。未回答の従業員へ既定の間隔(2週間前、1週間前、3日前など)で締め切りのお知らせを自動送付できます。

配信通知メール送付設定

配信開始時に、受信者へ新規ファイルが配付されたことをメールで通知できます。

未読・既読の一覧確認

受信者のファイル開封状況を一覧で確認できます。
従業員側

配付メッセージへの回答

回答要求付きで配付されたメッセージへ回答ができます。
従業員側

配付ファイルの返送

回答要求付きで配付されたオフィス文書をダウンロード・編集して、アップロード(返送)できます。

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